Asistan Ve Sekreter Arasındaki Fark

Yönetici Asistanlığı , okulu, bölümü, fakültesi olan uluslararası arenada kabul görmüş geçerli ve bilimsel bir meslektir. Eskiden sekreter ya da asistan dendiğinde sadece daktilo kullanabilme yeteneğine sahip insanların mesleği akla gelirmiş. Ancak günümüzde yönetici asistanlığı, üst düzey yöneticiliğin giriş basamağı olarak görülmektedir.

Günümüzde donanımlı yönetici asistanları, yerli ve yabancı şirketlerde orta düzey yönetici olarak kabul ediliyor. Konumu itibariyle iktidar gücü de bir hayli yüksek olan yönetici asistanlığı çok tercih edilen bir meslek haline gelmiş durumdadır. Yönetici Asistanı, yönetici sekreteri ve yönetici yardımcısı, aynı anlamlara gelen terimlerdir. Ancak günümüzde en çok kullanılan terim Yönetici Asistanı terimidir.

Yönetici asistanının görevleri nelerdir ? Sorusuna yanıtımız bi hayli uzun olacaktır. Çünkü Yöneticinin görevleri ile paralel bir çizgide ilerleyen yönetici asistanı görevleri, yönetici görevlerini destekler niteliktedir.

Yönetici Asistanlığı Görevleri

Yönetici Asistanının görevleri çalıştığı sektöre göre değişiklik arz etse de genel hatlarıyla aynıdır.

• Asistanlığı yapılan yöneticinin randevularını ayarlamak, gelen ziyaretçileri karşılamak, ziyaretçilerin, yönetici ile olan randevularının zamanlamasını yapmak. Misafir ve ziyaretçilerin iyi karşılanmasını ve ağırlanmasını sağlamak yönetici asistanının yapması gerekenler arasındadır

• Yöneticinin seyahatlerini düzenlemek, biletlerini almak, toplantı, seminerlerin ve diğer davetlerin organizasyonunu yapmak

• Yönetici ile iletişime geçmek isteyen herkesin(yakın çevre dışında) yönetici ile arasında gerek telefon gerek e-posta ve diğer iletişim araçları ile bağ kurmak. Gerekli görüşmeleri kayıt altına almak.

• Yöneticinin imza gerektiren evrakları hatırlatmak ve imzalatmak, yazılması gereken yazıları yazmak…

• Yöneticinin tüm yazışmalarını arşivlemek, günü gelen evrak ve randevuları hatırlatmak

• Yöneticiye bağlı personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yönetici onayına sunmak.

• Yönetici asistanı iş güvenliği, personellerin sorunları vb konularda yöneticiyi daima bilgilendirir.

• Vakti dolmuş donanım ve eşyaların değiştirilmesi için yöneticiyi bilgilendirir.

• Seyahat organizasyonları, toplantı organizasyonları, iletişim trafiği en önemli görevidir.

Yönetici asistanlığı – Büro Sekreterliği Eğitimi

Büro sekreterinin görevleri ile yönetici asistanı görev tanımı aynıdır. Çünkü bu iki meslek aynı meslektir. Bu yüzden eskiden kalma bir alışkanlık olarak okullarımızda asistanlık eğitimi için büro yönetimi, büro sekreterliği gibi tanımlar kullanılır.

Ülkemizde meslek liselerinden başlamak üzere ön lisans, lisans ve yüksek lisans düzeyinde eğitim verilmektedir. Ancak hali hazırda eğitimi olanlar ya da başka bir alanda eğitim almış olanlar için yönetici asistanlığı eğitimi verilmektedir.

İyi bir yönetici asistanı nasıl olmalıdır?

Güler yüzlü ve enerjik olmak yönetici asistanının görev ve sorumlulukları arasında olmasa da bir asistan için olmazsa olmaz bir özelliktir. Kılık kıyafetine özen gösteren, dedikodu yapmayan, personel ile yönetici arasında denge kurabilmeyi bilen, zeki, güçlü bir hafızaya sahip, not alan, en az bir yabancı dil bilen, çözümleyici zihin yapısına sahip bir asistan tercih edilen bir asistan olacaktır.

Asistanlar ketum olmalıdır. Yöneticinin birçok sırrına vakıf olacaklarından bunları asla hiç kimseye anlatmaması gerekir. Gerek kişisel gerek ticari sırları kendisinden istenmesine gerek kalmadan saklamalıdır. İyi bir asistan hem empatik hem de diplomatik davranabilmelidir. İyi bir asistan yöneticisinin başarısını artırır. Ona güven verir ve işlerin daha hızlı ve kolay yürümesini sağlar.

Tüm bunlar üst düzey yönetici asistanı görevleri arasında yazılı olmayan kurallar şeklinde yer alır. Yönetici asistanlığı Devlet kademelerindeki özel kalem müdürü gibidir. Yöneticilerin hayatlarının, zamanlarının ve ilişkilerinin düzenlenmesinde asistanların büyük rolü vardır.

Yönetici Asistanı Maaşları

Yönetici Sekreteri diğer adıyla yönetici asistanı maaşları, asistanın eğitimize, tecrübesine, ve işinde başarılı olup olmamasına göre değişiklik arz eder. Ayrıca çalıştığı şirket de maaşı belirleyen önemli bir unsurdur. Yönetici sekreteri maaşları konusunda net bir rakam söylemek çok zor olsa da kendini yetiştirmiş bir yönetici sekreteri, gayet tatmin edici bir maaş alacaktır.

Yönetici asistanı olmak içinYönetici asistanlığı kursu veren eğitim kurumlarından destek alabilirsiniz. Eğitim kalitesi yüksek bir kurs bir meslek yüksek okulunun verdiği eğitimden daha fazlasını size sunabilir. Çünkü iş hayatına adapte olmuş, aktif ve pratik eğitim veren kurslar, sizi yönetici asistanlığına hazırlayacak eğitimi verme kapasitesine sahip olurlar.

İş ve çalışma hayatında, birçok şirketin bünyesinde sekreterlerin yer aldığı görülür. Sekreter ne iş yapar sorusuna verilen cevaplar genel olarak değişiklik gösterir. Sekreterler genel olarak bürolarda çalışır ve evrak takibi, çalışma planı gibi alanlarda hizmet verirler.

Sosyal algıya göre sekreterler bilgisayar başında oturan ve gününün tamamını evrak inceleyerek geçiren kişilerdir. Fakat bu alanda algının tamamıyla yanlış olduğu söylenebilir. Sekreterlik kendi içinde farklı çalışma gruplarına ayrılan bir meslektir. Yönetici sekreteri, tıbbi sekreter gibi farklı alanlarda çalışan kişiler de genel olarak sekreter adı altında tanımlanır.

Sekreter kelimesi daha çok yönetici sekreterleri için kullanılır. Sekreter ne iş yapar sorusuna verilen cevaplar da yönetici sekreterine göre değerlendirilir. Yönetici sekreterleri, bir kurum ya da kuruluşta çalışan, yönetim grubunun içinde ve başında bulunan kişilerin yardımcılarıdır.

Bu alanda çalışan sekreterler telefonlara bakar, günlük program veya toplantıların takibini yapar, gelen ziyaretçileri karşılayarak üstüne haber verir ve isteğe bağlı olarak gereken evrakları yardımcısı olduğu yöneticisine ulaştırır. Dolayısıyla mesleğe verilen isim her ne kadar sekreterlik olsa da bu alanda çalışan kişilerin esasen birer yardımcı oldukları söylenebilir.

Sekreter Görevleri

Bir yöneticinin yanında çalışan sekreterin de hastanede çalışan tıbbi sekreterin de yerine getirmeleri gereken görevleri vardır. Dolayısıyla sekreter ne iş yapar sorusu değerlendirilirken önce hangi sekreterin kast edildiği anlaşılmalıdır. Bu görevler çalışılan alan, şirket ve şirketin boy gösterdiği sektöre göre değişiklik gösterebilir.

Sekreterler , sekreteri oldukları kişilerin iş hayatındaki çalışma düzenini takip etmekle yükümlüdürler. Bir şirketin ya da kurumun yüksek bir mevkiinde yönetici olmak çalışma takibini zorlaştıran etkenlerdendir . Dolayısıyla bu alanlarda çalışan yöneticiler günlük toplantıları, yapılması gereken şeyleri, incelenmesi gereken dosyaları, imzalanacak evrakları unutabilirler . Bu gibi durumların oluşmaması için sekreterler çalışmalarını sürdürürler.

Bir sekreterin en temel görevi , sekreterliğini yaptığı kişinin yükümlü olduğu şeyleri, vaktini geçirmeden ve dikte etmeden ona bildirmesidir. Bu bazen imzalanacak bir evrak bazen de katılmak zorunlu olan bir toplantı olabilir. Çalışılan alana göre sekreter görevleri değişiklik gösterebilir.

Hastanede Sekreter Ne İş Yapar?

Sekreterlik nedir sorusuna verilen cevaplar incelendiğinde, bu cevapların neredeyse tamamının bürolarla ilgili olan sekreterliği kast ettiği görülür. Oysa hastanelerde de tıbbi sekreter adı altında onlarca sekreter çalışmaktadır. Bu kişiler de mesleğin temelinde sekreter olarak adlandırılsalar da bürolarda çalışan yönetici sekreterlerine nazaran daha farklı şekilde çalışmalarını sürdürürler.

Hastanede çalışan sekreterler, hastane içerisinde de farklı alanlarda çalışmalarını sürdürürler. Tıbbi sekreter olarak çalışmakta olan sekreterler doktorların yanında çalışırlar ve hastanın belgeleri ile ilgili olan işlemlerle ilgilenirler. Yani herhangi bir doktora gittiğinizde elinizdeki belgeleri alan ve size çıkarken bir reçete veren kişi tıbbi sekreterdir.

Özellikle son dönemde elektronik sistemin gelişmesiyle beraber reçeteler de tıbbi sekreterler vasıtasıyla oluşturulmaktadır. Hastanelerde normal sekreter olarak çalışmalarını sürdüren kişiler genel olarak ortak noktalarda bulunurlar. Yani sıra almanızı sağlayan ya da danışma olarak karşınıza çıkacak sekreterler genel olarak tıbbi bilgiye sahip olmayan sekreterlerdir.

Hastanede Tıbbi Sekreter Ne İş Yapar?

Hastanelerde herhangi bir muayene odasına , doktorun yanına girildiğinde bir hemşire ve masa başında oturmakta olan bir sekreterle karşılaşılır. Bu sekreter mesleki adıyla tıbbi sekreterdir ve belgesel işlemlerde doktorlara yardımcı olurlar.

Hemen her hastanede muayenehaneye giriş işlemi bir sıraya ya da düzene göre olmaktadır.

Bu sıranın ve düzenin takibini ise genel olarak tıbbi sekreterler yapar. Siz muayenehanelere girdiğinizde sizlerden belgelerinizi alan tıbbi sekreterler, siz muayene olurken işlemlerinizi tamamlar ve kaydınızı oluşturur. Bu esnada sizler de sadece muayene olarak zaman kaybetmemiş olursunuz.

Önceki dönemlerde, reçeteler sağlık karnelerine elle yazılırken, bu işlem daha çok doktor tarafından yapılmaktaydı. Oysa şimdiki sistem daha çok teknoloji üzerine kurulmuş ve hemen her işlem bilgisayarlar sayesinde yapılmaktadır. Bu da demek oluyor ki artık reçeteler de tıbbi sekreterler tarafından oluşturulmaktadır.

Doktorlar sekreterlere ilaçların adını söylerler ve sekreterler de bu ilaçları sisteme girerler. Aynı işlem tüm ilaçlar için tekrar edildiğinde sistem sizin için bir kod atayacaktır. Bu kod sekreter tarafından küçük bir kâğıda yazılarak sizlere verilir. Bunun sonucunda kodu kullanarak eczanelerden doktorun sizin için yazmış olduğu ilaçları alabilirsiniz.

Bazı insanların hedefleri arasında sekreter olmak olabilir. Bu kişiler yönetici sekreteri olmak istiyorlarsa büro yönetimi ve sekreterlik kursu, tıbbi sekreter olmak istiyorlarsa da tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik eğitimi almak gerekir. Bu alanlardan mezun olduklarında sekreter iş ilanlarına bakarak kendileri için çalışacak bir kurum ya da kuruluşta rahatlıkla iş bulabilirler.