Kbs Taşınır

GAZİ ÜNİVERSİTESİ

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Taşınır Hizmetleri Birimi Görev Tanımı

 İlgi yazı

 Sayfa No:

Sayfa 1/1

Bu görev tanımı formu tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır.

BİRİMİ

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

GÖREV ADI

Ayniyat Saymanı  

GÖREV ALANI

Taşınır Hizmetleri Birimi

GÖREV

ve SORUMLULUKLAR

1. Daire Başkanlığınca edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki depolarda muhafaza etmek.

1. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

1. Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini (yılsonu yayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, Yılsonu itibari ile en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişi sıra numarasını gösterir Tutanak) istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek.

1. Tüketime/kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırların KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine giriş ve çıkışlarını yapmak, sistemden takibini yapmak, ilgililere/kullanım yerlerine teslim etmek.

1. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

1. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

1. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

1. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.

1. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.

1. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek, bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olmak.

1. Sorumluluğunda bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak.

1. Sorumluluğu altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerine görevlendirilene devretmeden görevinden ayrılmamak.

1. Taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır kontrol yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.

1. Değer Tespit Komisyonunda yer almak.

1. Devir Kurulunda yer almak.

1. Sayım Kurulunda yer almak.

1. Mal, hizmet ve danışmanlık hizmeti alımlarını sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine uygun bir şekilde temin etmek, ihale sürecini takip etmek ve yazışmalarını yapmak.

1. Satın alma işlemlerinin yazılı evraklarını dosyalamak ve muhafaza etmek. 

1. Daire Başkanlığında bulunan faks, fotokopi makinesi, bilgisayar vb. demirbaşların bakımlarının yapılmasını sağlamak.

1. Kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutulmasını sağlamak, gerektiğinde rapor hazırlamak

1. Daire Başkanlığından ayrılan personelin zimmetinde bulunan demirbaş mal ve malzemeyi teslim ettiği şekli ile noksansız ve çalışır şekilde geri almak.

1. Devlet Malzeme Ofisi’nden temin edilecek malzemelerin alımları ile ilgili evrakların hazırlaması ve satın alma işlemleri ile ilgili süreçleri takip ve kontrol etmek.

1. Birimin yazışmalarının ve alınacak onayların, “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlanmasını sağlamak.

1. Birimi ile ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak.

1. Daire Başkanlığı personeline ilişkin Sigortalı İşe Giriş ve İşten Ayrılış Bildirgelerini hazırlamak.

1. Görev ve sorumluluklarını yerine getirirken planlayarak uygulamak ve uygulama esnasında gerekli kontrolleri yaparak, sonuca ulaşmaya engel olacak riskleri belirlemek, değerlendirmek ve risklerin yönetimi için en doğru tekniğin belirlenmesine katkıda bulunmak.

1. Düzenlenen eğitim ve toplantılara katılmak.

1. Birimindeki faaliyetlere ilişkin birim yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasına katkıda bulunmak.    

1. Yapılan iş ve işlemlerde birim yöneticisini bilgilendirmek. Yapılamayan iş ve işlemleri gerekçeleri ile açıklamak.  

1. Bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan birim içi ve birim dışı kişilere bilgi/belge vermemek.

1. Mesai saatlerine uymak.

1. Görev alanı ile ilgili tüm mevzuata hakim olmak, mevzuatı düzenli olarak takip etmek.

1. Birim içinde ve diğer birimlerle eşgüdümlü çalışmak.

1. Görev alanı ile ilgili iş ve işlemlere ilişkin sorunları Birim yöneticisi ile istişare etmek, tavsiyelerini iletmek.

1. Araç gereçleri kullanma talimatına uygun olarak kullanmak, sorumluluğunda olanları muhafaza etmek.

1. Bağlı bulunduğu yöneticilerin görev alanı ile ilgili vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak.

1. Görev alanı ile ilgili tüm iş ve işlemleri Üniversitemiz mevcut iç kontrol sistemi düzenlemeleri ile iş sağlığı ve güvenliği (özellikle odalarda ısıtıcı, elektrik ocağı ve benzeri aletleri kullanmamak) kurallarına uygun olarak yapmak.

1. Taşınır Hizmetleri Birimi görevlisi belirtilen tüm bu görev ve sorumlulukları yasal dayanaklara uygun olarak yerine getirirken bağlı olduğu Müdüre, Daire Başkanına ve Genel Sekretere karşı sorumludur.

Yasal Dayanak

• sayılı Devlet Memurları Kanunu

• sayılı Yükseköğretim Kanunu

• sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

• sayılı Kamu İhale Kanunu

• sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu

• Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği

• Kamu İhale Kurumu Genelge ve Tebliğleri

• sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu

• Gazi Üniversitesi Yazışma Usul ve Esasları ile Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi

• Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı

• Gazi Üniversitesi Bilgisayar, Ağ ve Bilişim Kaynakları Kullanım Yönergesi

• Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelik

• Görev alanı ile ilgili/ilişkili diğer kanun, kanun hükmün kararname, yönetmelik, genelge, tebliğ, yönerge vb. mevzuat.

 TKYS-MUHASEBE RAPORU HATALI veri ürettiğinden ve bu sorun henüz Maliye Bakanlığınca düzeltilemediğinden dolayı birimlerimiz Yılsonu Bitir İşlemine 2. bir duyuruya kadar geçmeyeceklerdir. 

TKYS-MUHASEBE RAPORU doğru veriler ürettiği teyit edildikten sonra; hesap denkiliği sağlanıp, YILSONU BİTİR yapılması uygun olacağından Birimlerimizin Strateji Geliştirme Başkanığından yapılacak duyuru ve Resmi Yazı ile yılsonu işlemlerine başlamaları gerekmektedir. 

Konu ile ilgili İL/İLÇE MİLLİ EĞİTİM KONSOLİDE GÖREVLİLERİ dikkatle takip etmeleri gerekmektedir. 
 iyi Çalışmalar.

BAYRAM KESER 
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI - STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

YIL SONU İŞLEMLERİ UYGULAMA KILAVUZU İÇİN TIKLAYINIZ