İşverenlerin, yasal olarak çalışanları hakkında bulundurmalarının zorunlu olduğu bilgilerin yer aldığı dosyaya “Özlük Dosyası” denir. Peki, personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar nelerdir? İşte personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar ve detayları.
Özlük dosyası; 4827 sayılı İş Kanunu gereğince tutulması zorunlu dosyalar kapsamındadır. Bulundurulması zorunlu tutulan özlük dosyasının içinde yer alan belgeleri saklama yükümlülüğü işveren aittir. Özlük dosyasının tutuluş şeklini tanımlayan bir kanuni esas bulunmamaktadır. Önemli olan, husus her personel için ayrı ayrı ve kanunda belirtilen belgelerin eksiksiz şekilde doldurulmasıdır.
İşverenler açısından özlük dosyası hazırlama ve saklama yükümlülüğü İş Kanunu ile zorunlu kılınmıştır. 4827 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinde;
“İşçilerin iş başlangıcından iş akdinin sonlandığı süre zarfında belirtilen belgelerin kayıt altına alınması gerekir.''
Şeklinde hüküm düzenlenmiştir. Özlük dosyası belgeleri eksik olan ya da işçinin özlük dosyasını gerekli şekilde kayıt altına almayan şirketlere cezai yaptırım uygulanır. Özlük dosyalarının içerik bilgileri İş Kanunu çerçevesinde ele alınmıştır. Özlük dosyalarını saklama ve yetkili mercilerin isteği doğrultusunda beyan edilmesi yükümlülüklerinden işveren sorumludur.
İş Kanunu'nda özlük dosyalarının saklanmasına dair kesin bir tarih hükmü bulunmamaktadır. SGK mevzuatı gereğince; işveren ve iş yeri sahipleri oluşturdukları dosyanın yılı başlangıç kabul edilmek üzere, özlük dosyalarını 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür. Kamu idareleri için bu süre 30 yıl olarak belirlenmiştir. Bu süre zarfında özlük belgelerinin beyanı yetkili merciler tarafından talep edildiğinde işverenler 15 gün içinde ilgili dosyayı ibraz etmekle yükümlüdür.
Sağlık Raporu: İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı uyarınca işyeri hekimlerince verilmesi gerekir. 50'den az çalışanı bulunan ve az tehlikeli iş yerleri için ise sağlık raporu devlet hastanelerinden ve aile hekimliklerinden de alınabilir.
Askerlik Belgesi: Bu gelge, e-Devlet üzerinden alınıp işverene sunulabilir. Askerliğini yapmamış ve tecil ettirmiş olanlar bu belgeyi bizzat ilgili askerlik şubesine başvurarak almaları gerekmektedir.
İşe Giriş Bildirgesi: İşe giriş bildirgeleri işe başlamadan en geç bir öncesinde verilmek zorundadır. Bildirgeler internet ortamında verilmekte olup; işlem yapıldıktan sonra barkodlu çıktısı alınıp işçinin dosyasında saklanmalıdır.
Bunun yanı sıra, önemle belirtilmesi gerekir ki, personel özlük dosyaları sadece işe girişte istenen belgelerden ibaret olmayıp; işçinin çalıştığı süre boyunca da güncellenmesi gerekecektir. Aynı zamanda, personelin çalıştığı süre boyunca aldığı; izinleri, raporları, resmi evrakları, savunmaları, ihtarları ya da disiplin cezalarını da kapsar. Personel hakkında her yeni güncelleme özlük dosyasına işlenir.
İlginizi Çekebilir: Doğum Sonrası Para Yardımı.
Personel özlük dosyasında yer alan evraklar işe giriş ve iş sözleşmesinin devam ettiği süre boyunca tutulması gerekmektedir. Nitekim, özlük dosyasının içeriği işten ayrılışta eklenmesi gereken birtakım evraklarla da genişletilecek ve güncellenecektir.
İşten ayrılışla beraber, işten ayrılışa ilişkin eklenmesi gereken personel özlük evrakları feshe ilişkin sonuçlar bakımından önem arz etmektedir. Bordroların ve diğer sair personel özlük evraklarının olası ihtilaflar durumunda taraflarca minimum zamanaşımı süresi olan 5 yıl süre ile saklanması tarafların menfaatine olacaktır.
4857 sayılı İş Kanunun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası; işveren tarafından çalıştırılan her işçi için ayrı düzenlemek üzere iş ilişkisinin başlangıcı, devamına ve sona ermesine ilişkin her işçi için ayrı ayrı düzenlenen bir dosyadır. İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu'na tabi tüm işçiler için özlük dosyası hazırlanması zorunludur. İstisna olarak, süreksiz işlerde çalışan işçiler için dosyanın tutulma yükümlüğü öngörülmemiştir. Çalışanlara yönelik özlük dosyalarının ibraz edilmemesi durumunda yetkili merciler tarafından işverene kanun kapsamında para cezası uygulanır.
Önemle belirtmek isteriz ki; özlük dosyasının oluşturulması kapsamında işveren tarafından temin edilen bu evraklar, işçinin özel nitelikli kişisel verilerini de barındırmakta olduğundan, işçiye aydınlatma beyanı sunularak imzasının istenmesi gerekmekte ve aynı zamanda gereken durumlarda açık rıza beyanın da aynı şekilde alınması gerekmektedir. Bu evrakların da aynı şekilde özlük dosyası içerisinde muhafaza edilmesi oldukça önemlidir.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
AUTHOR(S)
Batuhan Doğan
MGC Legal
POPULAR ARTICLES ON: Employment and HR from Turkey
Richmond Chambers Immigration Barristers
When sponsoring a worker for a particular role, employers need to understand how to apply for a sponsor licence and that the worker is sponsored for a job in an eligible standard occupational classification (‘SOC')...
Herrington Carmichael
Several long-awaited pieces of legislation aimed at creating a more family friendly workplace received Royal Assent last week and once in force, these will extend the current period of redundancy protection for parents...
Öğretmenler için Özlük Dosyası’nda bulunması gereken evraklar her memur için tutulması gereken kanunen zorunluluktur. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 109. Madde’de belirtildiği üzere Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaraları dikkate alınarak personel bilgi sistemine kaydedilen öğretmenler için özlük dosyası ayrıca tutulur.
İlgili maddede öğretmenlerin özlük dosyasında mesleki bilgileri, mal bildirimleri, inceleme-soruşturma ve denetim raporları, disiplin cezaları ve son olarak ödül ve başarı belgelerine yer verilmesi gerektiği ifade edilmiştir.
Ayrıca öğretmenlerin başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespit edilmesinde, derece kademe ve emeklilik işlemlerinde veya hizmetle ilişiklerinin kesilmesinde özlük dosyasına başvurulabilir.
Bu çerçevede, ilgili dosyada yer alacak dokümanların belirlenmesinde Devlet Personel Başkanlığı yetkili kılınmıştır.
Belirtilen yasal dayanak çerçevesinde düzenli ve işlevsel bir özlük dosyasında bulunması gereken evraklar Resmî Gazete Tarihi: 15.04.2011 Resmî Gazete Sayısı: 279068 olarak Devlet Personel Başkanlığı tarafından 8 (sekiz) başlık altında düzenlenmiştir. İyi bir klasörlendirme sistemi iş ve işlemlerin daha sağlıklı yürütülmesi adına fayda sağlayacaktır.
Özlük Dosyası’nın tutulurken bazı önemli detaylar yine Devlet Personel Başkanlığı tarafından yukarıda tarih ve sayısı verilmiş belgede yer verilmiştir. Bu hususları detaylı bir şekilde aşağıda sıralandırdık.
BeğenYükleniyor...
Önceki İçerik Modern şirketler için izin yönetimi rehberi Sonraki İçerik Personel özlük işleri uzmanı nedir?
2 Şubat 20225 dakika
Özlük dosyası, sektör ne olursa olsun şirketlerin, her bir çalışan için tutması gereken, belirli durum ve koşulları gözeterek çalışana dair tüm bilgilerin bulunduğu kayıtlar olarak tanımlanır. Bu yazımızda özlük dosyasında bulunması gereken evraklar ve bu evrakların niteliğine göre değişen içeriklerinden bahsedeceğiz.
İş Kanununca bulundurması zorunlu olan ve yasal işlemlere tabi tutulan özlük dosyalarının tam ve eksiksiz tutulması işveren ve İK’cılar önem arz ediyor. Özlük dosyasının bulundurulmaması veya eksik evrak olması durumunda İş kanununca idari para cezalarının olduğunu hatırlatmak isteriz.
Özlük dosyası iş ilişkisi devam ettiği sürece aktif olarak kullanılan, yeni evraklarla ve belgelerle zenginleşen dosyalardır. Belli durumlarda ve koşullarda içeriği değişebilmektedir.
Kolay İK ile özlük yönetiminizi kolaylaştırın
Kolay İK kullanarak, özlük dosyalarınızı tek bir platform üzerinde bulundurabilir, eksik bilgilerinizi kolayca tanımlayabilir ve çalışanlarınıza hatırlatmalarda bulunabilirsiniz. Kolay İK ile özlük yönetimi süreçlerinizi dijitalleştirin, tüm İK uygulamalarınızı kolaylaştırın.
Şimdi özlük yönetim uygulamasını ücretsiz deneyin.
İnsan kaynakları eğitim platformu olan Kolay Akademi’ye ücretsiz kaydolarak “İK’yı sıfırdan yönetmek ve dijitalleştirmek” eğitimine hemen başlayın.
Farklı seviyelerde eğitimler, podcast, blog ve e-kitap gibi destekleyici kaynaklar, öğrendiklerinizi pekiştirmeniz için deneme testleri ve bitirme sertifikaları Kolay Akademi’de sizleri bekliyor.
Kariyer yolunda Kolay Akademi yanında!
QNB Finansbank Dijital Köprü Platformu'nun ayrıcalıklarını görmek için tıklayın
Bilgi AlınMüsait olduğunuz zamanı belirleyin, size Kolay İK uygulamalarını anlatalım
Randevu Oluşturun© 2023 Kolay Yazılım A.Ş.