Access Ders Notları Pdf
Microsoft Access Dersleri Veritabanı- Kurulum ve Menüler
Öğreneceğimiz program olan Microsoft Access güçlü, kolay kullanıma sahip bir veri tabanı programıdır. Bu dökümanla şu konuları öğreneceksiniz: - Access Menüleri - Diyalog kutuları - Veritabanı Nedir ? - Veritabanı terimleri - Örnek uygulama ve sorular.
Note: for opening gold PDF file, you will need adobe acrobat Acrobat Reader software (you can also play golden games in other page). Pdf indirBelgeyi Oku
Burakizmir teşekkürler
gerçekten güzel bir döküman yayınlamışsınız. teşekkürler.
burki
aperioos
müthiş bir anlatım. çok teşekkürler.
ZEGA
Teşekkürler
doðru dürüst
ben niye o videoları görmedim
Microsoft Access Ders Notları
ÜN‹TE I I
VER‹ TABANI UYGULAMALARI
A. BAfiLANGIÇ
1. Veri Taban›yla ‹lk Ad›mlar
a. Veri taban› uygulamas›n› açma
b. Mevcut veri taban›n› açma
c. Veri taban› içindeki kayd› de¤ifltirme
ç. Kaydetme
d. Veri taban›n› kapatma
e. Yard›m fonksiyonlar›n› kullanma
2. Temel Ayarlar› Yapma
a. Veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü de¤ifltirme
b. Araç çubu¤u özelliklerini de¤ifltirme
B. B‹R VER‹ TABANI YARATMA
1. Temel ‹fllemler
a. Veri taban›n› planlama ve tasarlama
b. Tablo oluflturma
c. Tablo içinde hareket etme
ç. Tabloya veri girme
2. Anahtarlar› Tan›mlama
a. Birincil anahtar› tan›mlama
b. ‹ndeks oluflturma
3. Tablo Tasar›m›
a. Tablo özelliklerini de¤ifltirme
b. Alan özelliklerini de¤ifltirme
4. Veri Taban›n› Güncelleme
a. Tablodaki verileri de¤ifltirme
b Tablodaki verileri silme
c. Veri taban›na kay›t ekleme
ç. Veri taban›ndan kay›t silme
C. FORMLARIN KULLANIMI
1. Form Oluflturma
a. Basit bir form oluflturma
b. Formlar› kullanarak veri taban›na bilgi girme
69
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
2. Form Görüntüsünü De¤ifltirme
a. Metni biçimleme
b. Arka plan renklerini de¤ifltirme
c. fiekil ya da grafik dosyas› ekleme
ç. Nesnelerin s›ralan›fl›n› de¤ifltirme
Ç. B‹LG‹YE ER‹fi‹M
1. Temel ‹fllemler
a. Veri taban› program›n› kurma ya da veri taban› oturumuna girme
b. Verilen kriterlere dayanarak kay›t bulma
c. Basit bir sorgu oluflturma
ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluflturma
d. Sorguyu kaydetme
e. Filtreler ekleme
f. Filtreleri kald›rma
2. Sorguyu Ar›tma
a. Sorguya alanlar ekleme
b. Sorgudan alanlar› kald›rma
3. Seçme ve S›n›fland›rma
a. Verilen kritere dayanarak verileri seçme ve s›n›fland›rma
b. Mant›k ifllemlerine dayanarak verileri seçme ve s›n›fland›rma
D. RAPORLAMA
1. Seçilmifl Verileri Belirli Bir S›rayla Ekranda ve Raporlarda Gösterme
2. Raporu De¤ifltirme
3. Sayfa Bafll›klar› ve Altl›klar› Oluflturma
4. Verileri Gruplama
TEST II
70
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
☞ BU BÖLÜMÜN AMAÇLARI
Bu üniteyi çal›flt›¤›n›zda;
* Veri taban› uygulamas›n› açma, kapatma, yeniden çal›flt›rma ve yard›m fonksiy
onlar›n› kullanmay› ö¤renecek, temel ayarlar› yapmay› kavrayacak,
* Bir veri taban› yaratmay›, anahtarlar› tan›mlamay›, tablo tasar›m›n›n anlam›n› ve
veri taban›n›n güncellemeyi ö¤renecek,
* Form oluflturmay›, form görüntüsünü de¤ifltirmeyi ö¤renecek,
* Veri taban› program› kurmay›, sorgu oluflturmay›, verileri seçme ve
s›n›fland›rmay› ö¤renecek,
* Verileri raporda göstermeyi, raporu de¤ifltirmeyi ve verileri gruplamay› kavrayacaks›n›z.
NASIL ÇALIfiMALIYIZ? ✍
Bu üniteyi kavrayabilmek için;
* Ünite içerisinde yer alan tan›m ve kavramlar› ö¤reniniz.
* Ünite içerisinde yer alan konulara ait aç›klamalar› dikkatlice okunuz.
* Bir bilgisayarda, ünitede yer alan konular›n uygulamalar›n› yap›n›z
* Ünite içerisinde yer alan konular›n içerisindeki bir bölümü ö¤renmeden baflka bir
bölüme geçmeyiniz
* Ünite sonunda yer alan özet k›sm›n› mutlaka okuyarak de¤erlendirme sorular›n›
yan›tlar›na bakmadan çözmeye çal›fl›n›z.
* Çözümünü yapt›¤›n›z de¤erlendirme sorular›n› kitab›n›z›n sonunda yer alan yan›t
anahtar› ile karfl›laflt›r›n›z. Yanl›fl yan›tlar›n›z›n nedenlerini bularak eksiklerinizi
tamamlay›n›z.
71
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
72
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ÜN‹TE I I
VER‹ TABANI UYGULAMALARI
A. BAfiLANGIÇ
Veri taban›, belirli özelliklerdeki verilerin oluflturdu¤u bilgi toplulu¤udur. Veri
taban› program› arac›l›¤› ile bu bilgilerden her kifli için yeni özellikler oluflturulabilir,
hesaplat›labilir ya da veri taban›na kaydedilmifl bilgi toplulu¤undan belirli özelliklerde
kifliler seçilebilir.
Microsoft Off i c e program paketinin içinde kullan›c›ya sunulan en önemli
programlardan birisi de Microsoft Access program›d›r. Word program› yard›m›yla
belge haz›rlamak, Excel program› yard›m›yla da her türlü matematiksel ifllemleri
yap›labilse de bir kiflinin ya da bir iflletmenin gereksinim duydu¤u ve paket program
olarak adland›r›lan programlar› gelifltirmek olas› de¤ildir. Örne¤in; bir iflletme müflteri
kay›tlar›n› ve bu müflterilerin borç/alacak durumlar›n› veya stok girifl/ç›k›fllar›n› izlemek
isteyebilir. Bu ifllemleri yaparken ayn› anda istenildi¤inde istenilen ölçütlere göre rapor
almak isteyebilir.
Microsoft Access, en basit veritaban› uygulamas›ndan en karmafl›k uygulamalara
kadar istenilen özelliklerde veri taban› uygulamalar›n› gelifltirmek için haz›rlanan
programlardan birisidir.
Bu programda tablolar, formlar, raporlar, sorgular, ve makrolar ayn› veri taban› içerisinde
tutulur.
- Tablolar: Veri taban› dosyas›nda yer alacak bilgi alanlar›n›n tan›mlanmas› ve bilgi
giriflinin yap›lmas› için kullan›l›r. Tablolar veri taban› program›n›n as›l bileflenidir.
Di¤er bileflenlerin oluflturulabilmesi için mutlaka tablolar›n haz›rlanmas› gerekir.
- Formlar: Haz›rlanan tablolara bilgilerin kolayca girilmesi ve görüntülenmesi için
kullan›l›r.
- Raporlar: Haz›rlanan tablolardaki bilgileri belirli düzende ekranda görüntülemek
ya da yaz›c›dan almak için kullan›l›r.
- Sorgular: Haz›rlanan tablolardaki verilerin istenilen koflullara uygun olanlar›n›
seçme, istenilen bilgilerden oluflan listeler haz›rlama, girilmifl olan bilgileri kullanarak
yeni bilgi alanlar› oluflturma ve yeni tablolar yapma gibi amaçlar için kullan›l›r.
- Makrolar: Herhangi bir sorunun çözümü için gerekli birden çok ifllemin bir
kerede yerine getirilmesi makrolarla olas›d›r. Access’te makrolarda kullan›lan ve
ACTION olarak adland›r›lan birçok ifllem vard›r.
73
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
1. Veri Taban›yla ‹lk Ad›mlar
a. Veri taban› uygulamas›n› açma
Bilgisayarda Access program›n› çal›flt›rabilmek için Windows iflletim sistemlerinden
herhangi birinin kurulu olmas› gerekir. Bunun yan›nda Microsoft Office program› da
yüklenmifl olmal›d›r Access, Microsoft Office program›n›n bir parças›d›r.
Office program› bilgisayara yüklendikten sonra Access’i çal›flt›rmak için afla¤›daki
yöntemlerden biri kullan›l›r:
- Bafllat menüsünden s›ras›yla Tüm Programlar, Microsoft Office, Microsoft Office
Access t›klan›r.
- Program, Bafllat menüsüne tutturulmuflsa ya da masaüstünde k›sa yol olarak
yerlefltirilmiflse göstergeç simge üzerindeyken farenin sol tuflu t›klan›r. Bu yöntemlerden
biri kullan›ld›¤›nda Access sayfas› Microsoft Access ad›yla aç›l›r (fiekil ) .
fiekil Microsoft Access sayfas›
Aç›lan Microsoft Access sayfas›nda yeni bir veri taban› oluflturmak için afla¤›daki
seçeneklerden biri kullan›l›r:
- Dosya menüsünde yer alan Yeni t›klan›r.
- Standart araç çubu¤u üzerinde yer alan Yeni dü¤mesi t›klan›r.
- Klavyeden Ctrl+N tufllar›na bas›l›r. Bu seçeneklerden birinin kullan›lmas›
durumunda pencerenin sa¤›nda Yeni Dosya görev bölmesi aç›l›r (fiekil ).
74
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Pencerede yer alan Yeni Dosya görev bölmesi
Yeni Dosya görev bölmesinde yer alan Bofl veritaban› t›kland›¤›nda ekrana Yeni
Veritaban› Dosyas› penceresi gelir (fiekil ). Bu pencerede oluflturulacak veri taban›
dosyas›n›n ad› belirlenir. Dosya ad› verildikten sonra Olufltur dü¤mesi t›klan›r.
fiekil Yeni Veritaban› Dosyas› penceresi
Veri taban› oluflturulduktan sonra veri taban›n›n ana menüsü olan pencere ekrana
gelir (fiekil ). Bu pencere kullan›larak veri taban› ile ilgili bütün ifllemler yap›labilir.
75
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Veri taban› ana menüsü penceresi
b. Mevcut veri taban›n› açma
Daha önce haz›rlanm›fl ve bilgisayara kaydedilmifl olan bir veri taban› dosyas›na
ulaflmak için Access program› aç›ld›ktan sonra Dosya menüsünde yer alan Aç komutu
ya da Standart araç çubu¤u üzerinde yer alan Aç dü¤mesi t›klan›r. Bu dü¤me
t›kland›¤›nda ekrana Aç penceresi gelir (fiekil ). Pencerenin Bak: aç›l›r liste
kutusundan veri taban›n›n bulundu¤u konuma gidilerek aç›lmak istenen proje çift
t›klan›r ya da seçildikten sonra Aç dü¤mesi t›klan›r. Böylece istenilen veri taban›
program› aç›lm›fl olur.
fiekil Aç penceresi
76
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
c. Veri taban› içindeki kayd› de¤ifltirme
Daha önceden haz›rlanarak kaydedilmifl bir veri taban› uygulamas›nda de¤ifliklik
yapmak için afla¤›daki ifllem ad›mlar› uygulan›r:
1. Access program› aç›l›r.
2. Dosya menüsünden Aç komutu t›klan›r. Ekrana Aç penceresi gelir.
3. Bu pencereden kayd› de¤ifltirilecek veri taban› seçilerek Aç dü¤mesi t›klan›r.
Ekrana gelen pencerenin sol taraf›nda yer alan Nesneler bölmesinden Tablolar
nesnesi içerisinde yer alan veri taban› farenin sol tuflu ile çift t›klanarak aç›l›r
(fiekil ).
fiekil Not Listesi veri taban›n› açma
4. Aç›lan tabloda de¤ifliklik yap›lacak verinin bulundu¤u hücre t›klanarak seçilir
(fiekil ). Yeni veri girifli klavyeden yap›l›r. Böylece veri de¤ifltirilmifl olur.
De¤ifliklik yap›lan tablonun kaydedilmesi gerekmedi¤inden do¤rudan kapat›labilir.
fiekil De¤ifliklik yap›lacak veriyi seçme
77
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ç. Kaydetme
Access program›nda haz›rlanm›fl ve program nesneleri olarak adland›r›lan tablo-
lar›, formlar›, raporlar› ve veri eriflim sayfalar›n› kaydetmek için Dosya menüsünde yer
alan Kaydet komutu kullan›l›r. Etkin bir nesneyi yeni adla kaydetmek için de yine
Dosya menüsünde yer alan Farkl› Kaydet komutu kullan›l›r. Bu komut t›kland›¤›nda
ekrana Farkl› Kaydet penceresi gelecektir (fiekil ). Bu pencerede yer alan kaydetme
yerine yeni bir ad verilmelidir. Tablonun ayn› adla kaydedilmesi durumunda, tablonun
bir kopyas› oluflturulur. Penceredeki Türü aç›l›r liste kutusundan Form, Rapor ya da
Veri Eriflim Sayfas› seçeneklerinden biri seçilerek Tamam dü¤mesi t›klan›r. Böylece
farkl› kaydetme ifllemi tamamlanm›fl olur.
fiekil Farkl› Kaydet penceresi
d. Veri taban›n› kapatma
Veri taban›n› kapatmak için Dosya menüsünde yer alan Kapat komutu t›klan›r.
Aç›k olan veri taban› penceresini kapatmak için de pencerenin sa¤ üst köflesinde yer
alan Kapat dü¤mesi t›klanmal›d›r.
e. Yard›m fonksiyonlar›n› kullanma
Microsoft Access’te yard›m fonksiyonlar›n› kullanmak için Yard›m menüsünden
yararlanmak gerekir. Bu menü Microsoft Office Access için haz›rlanm›fl yard›m ve
bilgilendirme görevlerinin kullan›lmas›n› sa¤layan bir komut listesi içerir( fiekil ).
fiekil Yard›m menüsü
Yard›m menüsünde yer alan komut ve seçenekler flunlard›r:
- Microsoft Office Access Yard›m›, Access ile ilgili yard›m almak için görev
bölmesinin aç›lmas›n› sa¤lar. Bu seçenek t›kland›¤›nda pencerenin sa¤ taraf›na
Access Yard›m› görev bölmesi gelir. Ayn› ifllem için F1 dü¤mesi de kullan›labilir.
78
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Kullan›c› bu bölmede yer alan Ara kutusuna istedi¤i sözcü¤ü yazarak arama yapabilir,
‹çindekiler Tablosu’ndan yard›m alabilir.
- Office Yard›mc›s›’n› Göster komutu, Office Yard›mc›s›’n›n ekranda görüntülenmesini
sa¤lar.
- Microsoft Office Online, ‹nternet’te Office Online’a ba¤lanarak her türlü yard›m›
almak için kullan›l›r.
- Access Gelifltirici Kaynaklar›, Microsoft firmas›n›n ‹nternet’teki web sayfas›na
ba¤lanarak bu programdaki geliflimlere ulaflabilmek için kullan›l›r.
- Bize Baflvurun, Microsoft’un kullan›c›lar›na sundu¤u bir hizmettir. Kullan›c›,
programla ilgili öneri ve deneyimlerini Microsoft firmas›na iletmek için bu
seçene¤i kullan›r. Ancak bunun için öncelikle Müflteri Deneyimi Gelifltirme
Program›’na kat›lm›fl olmas› gerekir.
- Örnek Veritabanlar›, kullan›c›n›n yararlanmas› amac›yla düzenlenmifl örnek veri
taban› uygulamalar›na ulaflmak için kullan›l›r.
- Güncellefltirmeleri Denetle komutu Access’te yap›lacak güncellemeleri denetlemek
için kullan›l›r.
- Alg›la ve Onar komutu programdaki hatalar› otomatik olarak onarmak için
kullan›l›r.
- Ürünü Etkinlefltir komutu ile Office programlar›n›n zaman zaman gerçeklefltirilen
güncelleme ve yenilemelerinden yararlanmak için kullan›l›r.
- Müflteri Görüfl Seçenekleri, Microsoft’un kullan›c›lar›n›n programla ilgili
görüfllerini almak amac›yla haz›rlad›¤› bir hizmettir. Programla ilgili görüfl
bildirmek isteyen kullan›c› bu seçene¤i seçtikten sonra Müflteri Deneyimi
Gelifltirme Program›’na kat›lm›fl olur.
- Microsoft Office Hakk›nda seçene¤i; Microsoft PowerPoint’in sürüm numaras›,
telif hakk›, lisans bilgileri, kullan›c› ve kurum isimleri gibi bilgilerin ekranda
görüntülenmesi için kullan›l›r.
2. Temel Ayarlar› Yapma
a. Veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü de¤ifltirme
Access veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü de¤ifltirmek için uygulama
penceresinde yer alan dü¤meleri kullanmak gerekir.
Pencerenin üst k›sm›nda yer alan araç çubu¤undaki dü¤meler ve ifllevleri
afla¤›daki gibidir:
. Büyük Simgeler : Nesnelere ait menü seçeneklerinin büyük simgeler durumunda
görülmesini sa¤lar (fiekil ).
. Küçük Simgeler : Nesnelere ait menü seçeneklerinin küçük simgeler durumunda
görülmesini sa¤lar.
. Listele : Nesnelere ait menü seçeneklerinin listeler durumunda görülmesini sa¤lar.
. Ayr›nt›lar : Nesnelere ait menü seçeneklerinin ayr›nt›l› olarak görülmesini sa¤lar.
79
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Menü seçeneklerinin büyük simgeler durumundaki görünümü
b. Araç çubu¤u özelliklerini de¤ifltirme
Access program›nda araç çubuklar›n› ve bu çubuklar›n özelliklerini de¤ifltirmek
olas›d›r. Bunun için pencerede yer alan Görünüm menüsünden Araç Çubuklar› t›klan›r.
Araç Çubuklar› alt menüsünde bulunan Görev Bölmesi, Veri Taban›, Web seçenekleri
iflaretlenerek çal›flma ekran›nda bulunmas› istenilen araç çubuklar› seçilir (fiekil ).
fiekil Araç Çubuklar› alt menüsü
Access’te yeni bir araç çubu¤u tasarlay›p üzerine dü¤meler eklemek de olas›d›r.
Bunun için öncelikle Görünüm menüsünden Araç Çubuklar› seçilir. Ekrana gelen alt
menüden Özellefltir komutu t›klan›r. Ekrana gelen Özellefltir penceresindeki Araç
Çubuklar› sekmesinde yer alan, Araç Çubuklar›: kutusunda 1. Hizmet Program› veya
2. Hizmet Program› onay kutular› iflaretlenir. Özellefltir penceresi kapat›ld›¤›nda yeni
bir araç çubu¤u ekranda görüntülenir. Yeni araç çubu¤unu tamamlamak için yeniden
aç›lan Özellefltir penceresindeki Komutlar sekmesi t›klan›r. Kategorilerine göre
pencerenin sa¤ taraf›nda yer alan komutlardan istenilen; farenin sol tuflu bas›l› iken
seçildikten sonra araç çubu¤u üzerine b›rak›l›r. Böylece yeni araç çubu¤una yeni dü¤meler
eklenmifl olur.
80
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
B. B‹R VER‹ TABANI YARATMA
1. Temel ‹fllemler
a. Veri taban›n› planlama ve tasarlama
Access’te haz›rlanacak olan veri taban›n›n öncelikle hangi amaç için haz›rlanaca¤›
bütün detaylar›yla belirlenmelidir. Veri taban›n›n amac› belirlendikten sonra oluflturulacak
listeler haz›rlanmal›d›r. Yine bu listelerde gerek duyulaca¤› düflünülen bütün bilgiler
eklenmelidir.
b. Tablo oluflturma
Access’te veri taban› oluflturmak için ya veri taban› sihirbaz› ya da bofl veri taban›
kullan›l›r.
1. Veri taban› sihirbaz›n› kullanarak veri taban› oluflturma
Access program›nda kullan›c›n›n veri taban› haz›rlamas›na yard›mc› olmak üzere
tasarlanm›fl baz› haz›r fonksiyonlar vard›r. Kullan›c› bu haz›r fonksiyonlar sayesinde
istedi¤i özellikte bir veri taban› oluflturabilir ve bu veri taban›n› kullanabilir. Bu haz›r
fonksiyonlardan yararlanmak için program aç›ld›ktan sonra Dosya menüsündeki Yeni
t›klan›r. Bu durumda pencerenin sa¤ bölümüne Yeni Dosya görev bölmesi eklenir. Yeni
Dosya görev bölmesinde bulunan fiablonlar bafll›¤› alt›ndaki Bilgisayar›mda seçene¤i
t›klan›r. Böylece ekrana fiablonlar penceresi gelir (fiekil ). Bu pencerenin
Veritabanlar› sekmesinde daha önceden haz›rlanarak kullan›c›ya sunulmufl veri taban›
dosyalar› bulunmaktad›r (fiekil ).
fiekil fiablonlar penceresi, Genel sekmesi
81
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil fiablonlar penceresi, Veritabanlar› sekmesi
Kullan›c› taraf›ndan fiablonlar penceresindeki seçeneklerden biri seçildikten sonra
Tamam dü¤mesi t›klan›r. Ekrana Yeni Veritaban› Dosyas› penceresi gelir. Bu pencerenin
üst bölümünde bulunan Kay›t yeri: aç›l›r liste kutusunda yeni oluflturulacak dosyan›n
saklanaca¤› konum belirtilir. Pencerenin alt bölümündeki Dosya ad› aç›l›r liste
kutusuna yeni oluflturulacak dosyan›n ad› yaz›l›r. Veri taban› dosyas›n› oluflturmak için
Olufltur dü¤mesi, ifllemden vazgeçmek için ‹ptal dü¤mesi t›klan›r. Yeni Veritaban›
Dosyas› penceresindeki Olufltur dü¤mesi t›kland›¤›nda ekrana, Veritaban› Sihirbaz›
penceresi gelir (fiekil ).
fiekil Veritaban› Sihirbaz› penceresi
Uygulamaya devam etmek için Veritaban› Sihirbaz› penceresindeki ‹leri> dü¤mesi
t›klan›r. Böylece ekrana yeni bir Veritaban› Sihirbaz› penceresi aç›l›r (fiekil ).
82
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 2. Veritaban› Sihirbaz› penceresi
Ekrana gelen bu pencerenin sol bölümünde yer alan Veritaban›ndaki tablolar:
bölmesinden istenilen seçildikten sonra Tablodaki alanlar: listesinden gerekli seçimler
yap›larak ‹leri> dü¤mesi t›klan›r. Ekrana gelen yeni pencerede ise ekran görüntüsü stili
belirlenir ve yine ‹leri> dü¤mesi t›klan›r ( fiekil ).
fiekil 3. Veritaban› Sihirbaz› penceresi
Ekrana gelen yeni pencerede raporlar›n stili belirlenir ve ‹leri> dü¤mesi t›klan›r
(fiekil ). Aç›lan yeni Veritaban› Sihirbaz› penceresinde istenilen veri taban› bafll›¤›
yaz›ld›ktan sonra istenirse resim de eklenerek ‹leri> dü¤mesi t›klan›r (fiekil ).
83
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 4. Veritaban› Sihirbaz› penceresi
fiekil 5. Veritaban› Sihirbaz› penceresi
Ekrana gelen son Veritaban› sihirbaz› penceresindeki Son dü¤mesi t›klan›r (fiekil )
Bu durumda ekrana veri taban›n› oluflturma sürecini gösteren yeni bir pencere
gelecektir (fiekil ).
fiekil 6. Veritaban› Sihirbaz› penceresi
84
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 6. Veri taban› oluflturma sürecini gösteren pencere
Veri taban› oluflturma süreci tamamland›¤›nda yeni veri taban› dosyas› düzenlenmifl
olur. Daha sonra ekrana gelen penceredeki ilgili bölüme flirket sabit bilgileri girilir
(fiekil ). Bu pencereye bilgiler klavyeden girilerek kapat›ld›¤›nda otomatik olarak
kaydedilir. Ayr›ca kaydedilmesine gerek yoktur.
fiekil fiirket Bilgilerim penceresi
fiirket Bilgilerim penceresi kapat›ld›¤›nda ekrana Ana Geçifl Panosu penceresi
gelecektir (fiekil ). Bu pencerede verilerin girilece¤i de¤iflik seçenekler bulunmaktad›r.
Seçeneklerin her birinde yer alan onay kutular› t›klanarak aç›l›r ve istenilen bilgiler girilir.
Bu ifllemi bütün seçeneklere uygulamak olas›d›r. Örne¤in; fiekil ’deki pencerede
yer alan Kat›lanlar Gir/Görüntüle seçene¤i t›kland›¤›nda ekrana organizasyona kat›lan
flirketlerin kaydedilebilece¤i Kat›lanlar penceresi gelecektir (fiekil ).
fiekil Ana Geçifl Panosu penceresi
85
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Kat›lanlar penceresi
Kat›lanlar penceresinde bilgiler girildikten sonra Kay›t Yap dü¤mesi t›klan›r.
Daha sonra ekrana yap›lan kayd› gösteren Kay›t penceresi gelir. Böylece kay›t yapma
ifllemi tamamlanm›fl olur. Veri taban› dosyas›yla yap›lacak ifllemler sona erdi¤inde Bu
veritaban›ndan ç›k seçene¤i t›klanarak uygulama kapat›l›r.
Haz›rlanan uygulama yeniden aç›lmak istendi¤inde Access program› çal›flt›r›ld›ktan
sonra Dosya menüsünden Aç komutu ya da Standart araç çubu¤u üzerinde bulunan
Aç dü¤mesi t›klan›r. Ekrana gelen Aç penceresinden aç›lmak istenen dosya seçildikten
sonra Aç dü¤mesi t›klan›r. Ekrana Ana Geçifl Panosu gelir. Bu pencere
kullan›larak istenilen veri taban› ifllemleri yap›labilir. Örne¤in; daha önce girilen bir
veriyi görmek için Kat›lanlar Gir/Görüntüle seçene¤i t›klan›r ve bilgilerin ekrana
gelmesi sa¤lan›r (fiekil ).
fiekil Microsoft Access- [Kat›lanlar] penceresi
2. Bofl veri taban› kullan›larak veri taban›n›n oluflturulmas›
Acess program›nda yer alan veri taban› sihirbaz› ile veri taban› oluflturulabilece¤i
gibi her kullan›c› kendi gereksinimine göre yeni uygulamalar yapmak isteyebilir.
Bunun için Access program› çal›flt›r›ld›ktan sonra pencerenin sa¤ bölümüne aç›lan Yeni
Dosya görev bölmesinden Bofl Veritaban› seçene¤i t›klan›r. Ekrana Yeni Veritaban›
Dosyas› penceresi gelir (fiekil ).
86
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Yeni Veritaban› Dosyas› penceresi
Ekrana gelen pencerede bulunan Dosya ad›: aç›l›r liste kutusuna istenilen bir dosya
ad› yaz›larak Olufltur dü¤mesi t›klan›r. Bu durumda Access penceresinin üzerine
kullan›c›n›n verdi¤i adla yeni bir pencere gelecektir (fiekil ).
fiekil veri taban› 5: Veritaban› (Access dosya biçimi) penceresi
Ekrana gelen pencere, Nesneler ve Gruplar ile nesnelere ait alt seçeneklerin oldu¤u
iki bölümden oluflur. Örne¤in ekranda Nesneler bölümünden Tablolar seçildi¤inde sa¤
taraftaki bölümde Tablolar’a ait üç, Formlar seçildi¤inde ise Formlar’a ait iki seçenek
görülür.
Penceredeki Tablolar nesnesine ait olan Tasar›m görünümünde tablo olufltur
seçene¤i ya çift t›klan›r ya da seçildikten sonra Aç dü¤mesi t›klan›r. Ekrana
kullan›c›n›n iste¤ine göre düzenleyebilece¤i bir veri taban› tablosu gelir(fiekil ).
87
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Tablo1: Tablo penceresi
Tabloda Alan Ad›, Veri Türü ve Tan›m olmak üzere üç sütun bulunmaktad›r. Bir bilgi
alan›n›n ad› en fazla 64 karakter uzunlu¤unda olabilir. Bu bilgi, penceredeki Alan Ad›
sütununa yaz›l›r. Veri Türü sütununda ise bu bilgi alan›na girilecek bilgilerin türü belirlenir.
Veri Türü sütununda yer alan afla¤› ok t›kland›¤› zaman veri türleri ekranda görüntülenir
(fiekil ).
Tan›m sütununa herhangi bir bilginin girilmesi zorunlu de¤ildir. E¤er kullan›c› bu
sütuna bilgi alan› ile ilgili bir bilgi girmiflse veri girifli s›ras›nda bu sütuna girilmifl olan
bilgi ekranda görüntülenir.
fiekil Veri Türü seçenekleri
Kullan›labilecek veri türleri ve ifllevleri flunlard›r:
. Metin: Alfabetik bilgilerin veya ifllem gerektirmeyen say›sal bilgilerin girilmesi
için veri türü olarak Metin kullan›l›r. Bu alan en fazla karakter olabilir. Alan
boyutlar› gerekenden uzun tan›mlanmamal›d›r.
. Not: Alfabetik ve say›sal bilgilerin girilmesi için kullan›l›r. Bu veri türünün metin
türü veri alan›ndan fark› karaktere kadar bilgi girilebilmesidir.
. Say›: Üzerinde ifllem yap›lmas› gereken say›sal bilgilerin girilmesi için kullan›l›r.
88
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Bafll›ca say› seçenekleri flunlard›r:
- Bayt: 0 ile aras›ndaki say›lar› depolar.
- Tam say›: ile aras›ndaki tam say›lar› depolar.
- Uzun tam say›: ile aras›ndaki tam say›lar› depolar.
- Tek duyarl› say›: ile aras›ndaki say›lar› depolar.
- Çift duyarl› say›: ile
aras›ndaki say›lar› depolar.
- Tarih/Saat: Tarih ve saat bilgilerinin girilmesi için kullan›l›r.
- Para birimi: Say›sal veri tipinden farkl› de¤ildir. Ancak virgülden sonraki
basamaklar önemli de¤ildir. Bu alanda tam say› k›sm› 15 basamak ve virgülden
sonraki basamak say›s› 4 olan say›lar tutulabilir.
- Otomatik say›: Bir bilgi eklendi¤inde otomatik olarak eklenen birbirinin ayn›s›
olmayan, s›ral› veya rasgele numaralar için kullan›l›r.
- Evet/Hay›r: Do¤ru/Yanl›fl, Aç›k/Kapal› gibi iki durumlu verilerin girilmesi için
kullan›l›r.
- OLE Nesnesi: Veri taban›na resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesini sa¤lar.
- Köprü: Internet adresi gibi ba¤lant› yap›lacak veriler bu tipten tan›mlan›r. Bu tip
verilerin üzerinde t›kland›¤› zaman ba¤lant› kurulur.
- Arama sihirbaz› Baflka bir tablodan veya de¤erler listesinden de¤er seçmeyi
sa¤layan bir alan oluflturur. Veri Türü listesinde bu seçenek seçildi¤inde bu de¤eri
tan›mlayacak bir sihirbaz bafllat›l›r.
fiekil Tasar›m görünümü veri taban› tablosu
fiekil ’de veri türü olarak Metin ve Tarih/Saat kullan›lm›flt›r. Kullan›lan her
veri türünün özellikleri pencerenin alt›nda yer alan Alan Özellikleri bölümündeki
kullan›c›n›n iste¤ine göre düzenlenebilir.
Tablo alan›ndaki veri giriflleri bittikten sonra Dosya menüsündeki Kaydet komutu
t›klan›r. Ekrana gelen Farkl› Kaydet penceresinde yer alan Tablo Ad›: bölümüne istenilen
ad verildikten sonra Tamam dü¤mesi t›klan›r (fiekil ).
89
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Farkl› Kaydet penceresi
Tablo kaydedildikten sonra veri taban› penceresinde Tablolar nesnesi seçildi¤inde
yeni oluflturulan tablonun alt seçeneklere eklenmifl oldu¤u görülecektir (fiekil ).
fiekil Oluflturulan tablonun veri taban› penceresindeki görünümü
Oluflturulduktan sonra üzerinde çal›fl›lmak istenen tablo çift t›klanarak ya da
seçildikten sonra Aç dü¤mesi t›klanarak aç›l›r. Aç›lan veri girifl tablosuna kullan›c›
taraf›ndan istenilen veriler girilir (fiekil ).
fiekil Tabloya veri girme
90
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Tabloya veri girifl ifllemi tamamland›ktan sonra herhangi bir kay›t ifllemine gerek
duyulmadan tablo kapat›l›r. Çünkü program verileri otomatik olarak kaydedecektir.
Kaydetme ifllemi tamamland›ktan sonra tabloyu kapatmak için pencerenin sa¤ üst
köflesinde bulunan Pencere Denetim dü¤mesi t›klanarak aç›lan menüden Kapat
komutu t›klan›r ya da Kapat dü¤mesi t›klan›r. Tabloya yeni veriler girmek için
istenirse tablo yeniden aç›labilir.
c. Tablo içinde hareket etme
Access program›nda haz›rlanan tablolarda, tablo içerisinde hareket etmeyi
sa¤layan tufllar bulunmaktad›r. Tablonun alt k›sm›nda yer alan bu tufl tak›m›n›n ifllevleri
afla¤›daki gibidir:
1 3 5 7
2 4 6
1. Birinci kayda git 5. En son kayda git
2. Bir önceki kayda git 6. Son kayd›n ard›ndan yeni bir kay›t aç
3. ‹mlecin bulundu¤u yerin kay›t numaras› 7. Toplam kay›t say›s›
4. Bir sonraki kayda git
Tablo içinde hareket etmeyi sa¤layan bu tufllar›n d›fl›nda, klavyede yer alan Home
ve End tufllar› da ayn› amaçla kullan›labilir.
ç. Tabloya veri girme
Access program›nda oluflturulan tablolara bilgi girifli do¤rudan tablodan
yap›labilir. Bunun için bilgi girilecek tablo seçildikten sonra Aç dü¤mesini t›klamak ya
da seçilen tabloyu çift t›klamak gerekir. Aç›lan tabloda her sat›ra ayr› bir kay›t girilir
(fiekil ).
fiekil Veri tablosundaki kay›tlar
91
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Verilerin girildi¤i tabloda en son kay›ttan sonraki bofl sat›r yeni kay›t eklemek için
kullan›l›r. Bu son sat›ra yeni bir kay›t girilmeye baflland›¤›nda o sat›r›n bir alt›na tekrar
bofl bir sat›r eklenir. Her alana bilgi girildi¤inde Enter tufluna basarak bir sonraki alana geçilir.
2. Anahtarlar› Tan›mlama
Access program›n›n en önemli özelli¤i ayr› tablolarda saklanan bilgilerin h›zla
bulunabilmesi, bir araya getirilebilmesidir. Bunun için tabloda saklanan her kay›t, tek
olarak tan›mlanan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu bilgi, tablonun birincil
anahtar› olarak adland›r›l›r. Bir tabloya birincil anahtar atand›¤›nda, Access yinelenmeyi
veya birincil anahtar alanlara bofl de¤erler girilmesini önler. Birincil anahtar bir
tan›mlay›c› olarak kabul edildi¤inden bir kayd› di¤erinden ay›rmak için en uygun yol
birincil anahtar kullanmakt›r. Örne¤in; ürün kodu veya çal›flan numaras› gibi her kay›t
için benzersizdir. Birincil anahtar, s›k de¤iflmeyen bir bilgi olmal›d›r.
Access, bir tabloya her kay›t ekleniflinde 1 say› artan say›sal bir birincil anahtar
atayabilir. Veri taban›na bu kay›ttan önce girilmifl baflka kay›tlar eklense veya silinse
bile, verilen bu numara ilgili kay›tla iliflkili kal›r.
a. Birincil anahtar› tan›mlama
Birincil anahtar belirlenirken benzersiz veri içeren alanlardan birinin birincil
anahtar yap›lmas›na dikkat edilmelidir. Seçilecek alandaki veri, her kay›t için özgün
olmal›d›r; baflka bir kay›tta tekrar etmemelidir. Örne¤in; kiflilerin adlar› ya da soyadlar›n›
içeren alanlar özgün olmad›¤›ndan birincil anahtar olarak tan›mlanamaz.
Access’de birincil anahtar tan›mlamak için öncelikle veritaban› penceresindeki
Tablolar nesnesinde yer alan Tasar›m görünümünde tablo olufltur çift t›klanarak tablo
aç›l›r. Tabloda istenilen alan ya da alanlar seçilir. Tek bir alan› seçmek için istenen alanla
ilgili sat›r seçici t›klan›r. Birden fazla alan› seçmek için ise sat›r seçiciler, klavyeden
Ctrl tuflu bas›l›yken t›klan›r. Daha sonra Standart araç çubu¤undaki Birincil Anahtar
dü¤mesi t›klanarak ifllem tamamlan›r. Ayn› ifllem K›sayol menüsünde yer alan
Birincil Anahtar seçene¤i t›klanarak da yap›labilir (fiekil ).
fiekil K›sayol menüsü
92
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
b. ‹ndeks oluflturma (Dizin oluflturma)
Access’teki veri taban› tablolar›, daha sonra yap›lacak ifllemlerin h›zl› yap›lmas›,
kay›tlar›n daha h›zl› bulunmas› için dizinlenir. Access dizinleri sorgulama yaparken,
tablolar› s›raya sokarken, rapor olufltururken ve arama yaparken kullan›r. Tabloda dizin
oluflturulduktan sonra tablolar sorgulanabilir, tablolardan ve sorgulardan rapor haz›rlanabilir.
Dizin oluflturma ifllemi ile bir veri taban› tablosundaki bir veya daha fazla say›daki
sütunun de¤erlerini s›ralamak olas›d›r. Örne¤in; müflteri listesi tablosunda bir müflteri
soyad›na göre arand›¤›nda dizin, tablodaki tüm sat›rlar› aramaktan daha h›zl› bir flekilde
bilgi almay› sa¤lar.
Dizin oluflturmak için öncelikle aç›lan veritaban› penceresinde yer alan Tablolar
nesnesinde yer alan Tasar›m görünümünde tablo olufltur çift t›klanarak tablo aç›l›r.
Daha sonra Görünüm menüsünden Dizinler t›klan›r (fiekil )
fiekil Görünüm menüsü, Dizinler komutu
Dizinler komutu t›kland›¤›nda ekrana Dizinler penceresi gelir (fiekil ). Bu
pencerede yer alan Alan Ad› aç›l›r liste kutusundan dizin oluflturmak için en fazla 16
sütun seçilebilir. Ancak daha iyi sonuç alabilmek için en fazla bir iki sütun seçmek daha
uygun olacakt›r. Seçilen her sütun için de¤erlerin dizin taraf›ndan artan ya da azalan
s›ra ile düzenlenmesi de belirlendikten sonra gerekli di¤er ayarlar da yap›larak veri
taban› diyagram› kaydedilir. Böylece dizin veri taban› içinde oluflturulmufl olur.
fiekil Dizinler komutu
93
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
3. Tablo Tasar›m›
a. Tablo özelliklerini de¤ifltirme
Access’de haz›rlanm›fl bir tablonun görünümü de¤ifltirilebilir. Bir tabloda bütün
özelliklerin bafllang›çta tan›mlanmas› en do¤ru oland›r. Ancak uygulamada genellikle
temel bir tablo oluflturulup kaydedilir. Daha sonra bu özellikler kullan›c›n›n iste¤ine
göre de¤ifltirilebilir.
Haz›rlanan veri taban› tablosunun sat›r ve sütunlar›nda de¤ifliklik yapmak için
yap›lmas› gerekenler flunlard›r:
- Sütun özelliklerini de¤ifltirme: Tabloda yer alan sütunlarda de¤ifliklik yapmak için
fare göstergeci, özelli¤i de¤ifltirilecek sütunun en üst k›sm›nda yer alan sütun ad›
üzerine getirilir. Farenin sol tuflu bas›l› tutuldu¤unda göstergeç afla¤› ok fleklini al›r.
Sütun seçildikten sonra tufl b›rak›l›r. Farenin sa¤ tuflu t›klanarak K›sayol menüsü
aç›l›r (fiekil ) . Aç›lan bu menüden hangi de¤ifliklik yap›lmak isteniyorsa o
seçenek t›klan›r ve istenilen de¤ifliklik yap›l›r. Örne¤in; tablodaki veriler artan ve
azalan flekilde s›ralanabilir, sütun geniflli¤i de¤ifltirilebilir, istenirse sütunlar
gizlenebilir ya da sütunlar silinebilir.
fiekil Veri tablosu sütunlar K›sayol menüsü
- Sat›r özelliklerini de¤ifltirme: Tabloda yer alan sat›rlarda de¤ifliklik yapmak için
sat›r bafl›nda fare sol tuflu bas›l› iken özelli¤i de¤ifltirilecek sat›rlar seçilir. Farenin
sol tuflu bas›l› tutuldu¤unda göstergeç sa¤a ok fleklini al›r. Sat›rlar seçildikten sonra
tufl b›rak›l›r. Farenin sa¤ tuflu t›klanarak K›sayol menüsü aç›l›r (fiekil ). Aç›lan
bu menüden hangi de¤ifliklik yap›lmak isteniyorsa o seçenek t›klan›r ve de¤ifliklik
yap›l›r.
94
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Veri tablosu sat›rlar K›sayol menüsü
b. Alan özelliklerini de¤ifltirme
Access program›nda haz›rlanacak olan tablo Tasar›m görünümünde tablo olufltur
seçene¤inde düzenlenirken ekrana gelen penceredeki Alan Ad› ve bu alanlar için
kullan›lacak verilerin özelliklerinin tan›mlanmas› gerekir. Bunu için Veri Türü seçimi
yap›lmal›d›r. Veri taban› alan›na ait metin, say›, tarih gibi veri alan› türleri vard›r. Bu
veri türlerinden biri seçildi¤inde pencerenin alt k›sm›nda alan özellikleri belirir (fiekil
). Alan ad› belirlendikten sonra öncelikle Veri Türü seçimi yap›lmal›, daha sonra bu
veri türüne ait alan özellikleri belirlenmelidir. Böylece istenilen tür ve özellikte veri
giriflinin yap›labilece¤i alan düzenlenmifl olur. Örne¤in; metin alan›na yanl›fll›kla say›
verisi girilmiflse bilgisayar kullan›c›y› uyararak otomatik kontrol olana¤› sa¤lar.
fiekil Metin veri türü alan özellikleri
95
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Veri Türü seçimi yap›ld›ktan sonra pencerenin alt taraf›nda bulunan alan özellikleri
kullan›c›n›n iste¤ine göre de¤iflebilir. Her veri türünün alan özellikleri birbirinden
farkl›d›r. Bu nedenle bunlar› de¤ifltirmeden önce özellikleri hakk›nda bilgi sahibi olmak
gerekir. Örne¤in; bafll›ca metin alan özellikleri flunlard›r:
- Alan Boyutu: Burada bilgi alan›na girilecek bilginin karakter say›s› olarak
uzunlu¤u tan›mlan›r. Metin türünde alan uzunlu¤u en fazla karakterdir.
- Biçim: Bir bilgi alan›na girilecek bilginin yerleflim ve görünüm flekli alan
özelliklerinden Biçim kullan›larak tan›mlan›r.
- Girifl Maskesi: Bilgi alan›na girilecek bilgilerin belirli bir kurala uygun olarak
yaz›lmas›n› sa¤lar.
- Resim Yaz›s›: Bilgi girifli s›ras›nda, bilgi alanlar› tan›mlanm›fl adlar›yla görüntülenir.
E¤er bilgi alan›n›n bafll›¤›n›n baflka bir metin olmas› isteniyorsa bu bafll›¤›n resim
yaz›s› kutusuna yaz›lmas› gerekir.
- Varsay›lan De¤er: Haz›rlanan bir tabloya bilgi girifli yap›l›rken kay›t sat›r›nda
görüntülenmesi istenen de¤erdir. Varsay›lan kutusuna yaz›lacak de¤er, söz konusu
bilgi alan›nda görüntülenecektir.
- Geçerlilik Kural›: Bir bilgi alan›na belirtilen kural çerçevesinde bilgi giriflini
zorunlu k›lar. Geçerlilik kural› kullan›larak girilecek bilgilerin aral›¤› tan›mlanabilir.
Örne¤in; YAfi1 bilgi alan›na girilebilecek de¤er 0 ile 15 aras›nda bir de¤er olabilir.
Bu aral›k d›fl›nda yanl›fl bir bilginin girilmesini önlemek için geçerlilik kutusuna
">=0 AND <=15" veya "BETWEEN 0 AND 15" koflulu yaz›labilir. Bu durumda
bu alana sadece 0 ile 15 aral›¤›nda bir bilgi girilmesi sa¤lanm›fl olur.
- Geçerlilik Metni: Geçerlilik kural›na uyulmad›¤› zaman ekranda görüntülenecek
uyar› mesaj›n›n tan›mlanmas›n› sa¤lar.
- Gerekli: Bir bilgi alan›na mutlaka bilgi girilmesi gerekiyorsa Gerekli kutusunda
Evet seçilmelidir. Bu flekilde tan›mlanm›fl bilgi alan›na bilgi girifli yap›lmadan bir
baflka bilgi alan›na geçilemez.
- S›f›r Uzunluk ‹zni: Bu özellik sadece metin türü için geçerlidir. Burada Evet
seçildi¤i zaman bilgi alan›na bilgi girifli yap›lmadan geçilebilir.
- S›ral›: Bilgi alan›na girilen bilgilerin artan veya azalan biçimde s›ralanmas›n›
sa¤lar. Evet(Yineleme Var) seçilmiflse bilgi alan›ndaki verilerin tekrarlanmas›na
izin verilir. Evet(Yineleme Yok) seçilmiflse bilgi alan›ndaki verilerin tekrarlan
mas›na izin verilmez. Hay›r seçildi¤inde ise bu bilgi alan›ndaki bilgiler s›ralanmaz.
96
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
- Unicode S›k›flt›rma: Bilgi alan›nda 2 bayt yer tutan karakterleri 1 bayt yer tutacak
flekilde s›k›flt›r›r. Bu özellik metin türü için geçerlidir.
4. Veri Taban›n› Güncelleme
Haz›rlanan bir veri taban›ndaki bilgileri zaman içinde düzeltme veya de¤ifltirerek
güncelleme gere¤i duyulabilir. Bu ifllem için yine haz›rlanm›fl tablolar› kullanmak
gerekir.
a. Tablodaki verileri de¤ifltirme
Access program›nda verileri de¤ifltirmek için öncelikle verileri de¤ifltirilecek olan
tablonun aç›lm›fl olmas› gerekir. Bunun için veri taban› penceresinde Tablolar nesnesi
seçili iken kay›tl› dosyalardan verileri de¤ifltirilecek olan, çift t›klanarak aç›l›r. Ekrana
gelen tablodan hangi veri de¤ifltirilecekse ilgili hücre yine çift t›klanarak etkinlefltirilir
(fiekil ). ‹stenilen veri klavyeden girildi¤inde eski veri silinmifl yerine yenisi
kaydedilmifl olur.
fiekil Verisi de¤ifltirilecek hücreyi etkinlefltirme
b. Tablodaki verileri silme
Aç›lm›fl herhangi bir tablodaki verileri silmek için silinecek veri çift t›klanarak
etkinlefltirilir. Daha sonra klavyeden Delete ya da Backspace tufllar›na bas›l›r. Böylece
etkin hücredeki veriler silinmifl olur.
c. Veri taban›na kay›t ekleme
Daha önce haz›rlanm›fl bir veri taban› tablosuna veri eklemek için öncelikle bu
tablonun aç›lmas› gerekir. Kay›tl› tablo çift t›klanarak aç›ld›ktan sonra göstergeç tablonun
en alt sat›r›nda yer alan bofl sat›ra getirilir. Bu bofl sat›rda hangi hücreye veri girilecekse
imleç o hücrede konumland›r›l›r ve istenilen veri girilir. Kay›t eklenip tablo
kapat›ld›¤›nda yeni kay›t tabloya eklenmifl olur (fiekil ).
97
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Veri taban›na kay›t ekleme
ç. Veri taban›ndan kay›t silme
Access program›nda daha önce kaydedilmifl sat›rlar› ya da sütunlar› silmek için
öncelikle bu sat›r ya da sütunlar›n seçilmifl olmas› gerekir. Silinecek sütun seçilmek
istenildi¤inde göstergeç sütun bafl›na getirilir. Bu durumda göstergeç afla¤› ok fleklini
alacakt›r. Farenin sol tuflu t›kland›¤›nda ise sütun seçilmifl olur. Seçilen sütunu silmek
için sütun seçiliyken farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Sütun Sil
komutu t›klan›r (fiekil ). Bu komut t›kland›¤›nda ekrana bir uyar› penceresi gelir
(fiekil ). Penceredeki Evet dü¤mesi t›kland›¤›nda sütun silinmifl olur.
fiekil K›sayol menüsü, Sütun Sil komutu
fiekil Alan silme uyar› penceresi
98
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Herhangi bir kayd› silmek amac›yla sat›r seçmek için ise göstergeç sat›r bafl›na
getirilir. Göstergeç sola ok fleklini ald›¤›nda farenin sol tuflu bas›l› tutularak istenilen
kadar sat›r seçildikten sonra b›rak›l›r. Sat›r seçmek için, seçilecek sat›r›n bafl›ndayken
Düzen menüsünden Kay›t Seç komutu da kullan›labilir.
Silinecek sat›r seçildikten sonra kay›t silme ifllemi için afla¤›daki yöntemlerden biri kullan›l›r:
- Klavyeden Delete tufluna bas›l›r.
- Düzen menüsünden Sil komutu t›klan›r.
- Farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Kay›t Sil komutu t›klan›r
(fiekil ).
fiekil K›sayol menüsü, Kay›t Sil komutu
Bu yöntemlerden herhangi biri kullan›ld›¤›nda ekrana bir uyar› penceresi gelir
(fiekil ). Pencerede yer alan Evet dü¤mesi t›kland›¤›nda seçili sat›r ya da sat›rlar
silinmifl olur.
fiekil Kay›t silme uyar› penceresi
C. FORMLARIN KULLANIMI
Veri taban› dosyalar›nda verilerin hepsi ayn› anda görüntülendi¤i için istenildi¤i
gibi incelenmesi zordur. Bunun yerine oluflturulan formlar sayesinde veriler daha
düzenli olarak görülebilecektir.
1. Form Oluflturma
Form oluflturmak için Access veri taban› penceresi aç›ld›ktan sonra pencerenin sol
99
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
taraf›nda yer alan Formlar nesnesi t›klan›r (fiekil ). Bu nesne t›kland›¤›nda
pencerenin sa¤ taraf›na iki seçenek yerleflir. Kullan›c› isterse Tasar›m görünümünde
form olufltur seçene¤ini t›klayabilir ya da Sihirbaz kullanarak form olufltur seçene¤i ile
form oluflturabilir.
fiekil Form oluflturmak için Formlar nesnesini seçme
a. Basit bir form oluflturma
Form sihirbaz›n› kullanarak basit bir form oluflturmak için yap›lmas› gerekenler flunlard›r:
1. Access veri taban› penceresi aç›l›r.
2. Pencerede yer alan Formlar nesnesi t›klan›r.
3. Pencerenin sa¤ taraf›nda yer alan sihirbaz kullanarak form olufltur t›klan›r. Ekrana
Form Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil ).
fiekil Form Sihirbaz› penceresi
4. Ekrana gelen pencerenin üst k›sm›nda yer alan Tablolar/Sorgular aç›l›r liste
kutusundan daha önce haz›rlanm›fl tablolardan biri seçilir. Kullanabilecek Alanlar:
bölmesinden istenilen alan ya da alanlar tek tek seçilerek Seçili Alanlar: bölmesine
aktar›l›r. Alanlar› tek tek seçip aktarmak için iki bölme aras›nda yer alan
dü¤mesi, tüm alanlar› aktarmak için dü¤mesi t›klan›r. Aktarma ifllemi
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
tamamland›ktan sonra ‹leri> dü¤mesi t›klan›r. Ekrana 2. Form Sihirbaz› penceresi gelir
(fiekil ).
fiekil 2. Form Sihirbaz› penceresi
5. Ekrana gelen pencerede yer alan yerleflim seçeneklerinden biri seçilerek ‹leri>
dü¤mesi t›klan›r. Ekrana form stilinin seçilece¤i 3. Form Sihirbaz› penceresi gelir
(fiekil ).
fiekil 3. Form Sihirbaz› penceresi
6. Pencereden form stili seçildikten sonra ‹leri> dü¤mesi t›kland›¤›nda ekrana 4.
Form Sihirbaz› penceresi gelir. Bu pencerede kullan›c›n›n iste¤ine göre form
bafll›¤› verilir ve Son dü¤mesi t›klan›r (fiekil ). Böylece basit bir form
oluflturulmufl olur (fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 4. Form Sihirbaz› penceresi
fiekil Oluflturulmufl form görüntüsü
b. Formlar› kullanarak veri taban›na bilgi girme
Access'de haz›rlanan formlar› kullanarak veri taban›na bilgi girmek de olas›d›r.
Bunun için veri taban› penceresindeki Nesneler bölümünde yer alan Formlar t›klan›r.
Burada daha önceden haz›rlanm›fl formlardan istenilen biri çift t›klanarak aç›l›r. Ekrana
gelen form penceresine klavyeden yeni bilgiler girilir. Girilen kay›tlar kendili¤inden
veri taban›na kaydedilece¤inden ayr›ca kay›t ifllemi yapmaya gerek yoktur.
2. Form görüntüsünü de¤ifltirme
a. Metni biçimleme
Daha önceden oluflturularak kaydedilmifl form içerisindeki metinlerin istenilen
flekilde biçimlendirilmesi için yap›lmas› gerekenler flunlard›r:
- Veri taban› penceresinde yer alan Nesneler bölümünden Formlar t›klan›r.
- Daha önce haz›rlanm›fl formlar aras›ndan biçimlendirilecek form çift t›klanarak aç›l›r.
- Access penceresinde yer alan Görünüm menüsünden Tasar›m Görünümü seçene¤i
t›klan›r. Formu tasar›m görünümünde açmak için göstergeç, form ad›
üzerindeyken farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Tasar›m
Görünümü de t›klanabilir. Ekrana biçimlendirilecek form gelir.
- Ekrana gelen formdaki metinlerden de¤ifltirilmek istenen etkinlefltirildikten sonra
Biçimlendirme araç çubu¤unda yer alan yaz› tipi, yaz› tipi boyutu, metin hizalama
ve yaz› tipi rengi de¤ifltirme vb. dü¤meler kullan›larak de¤ifliklikler yap›l›r (fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Form metnini biçimleme
b. Arka plan renklerini de¤ifltirme
Veri taban› penceresindeki bir formun arka plan renklerini de¤ifltirmek için öncelikle
form, tasar›m görünümünde aç›l›r. Daha sonra form üzerinde farenin sa¤ tuflu t›klanarak
Dolgu/Arka Plan Rengi seçene¤inden renk listesine geçilir (fiekil ). Bu ifllem
Biçimlendirme araç çubu¤u üzerinde yer alan Dolgu/Arka Plan Rengi dü¤mesi
t›klanarak da yap›labilir. Burada etkinlefltirilen her metnin arka plan rengi iste¤e göre
de¤ifltirilir. Form penceresi kapat›l›rken tasar›m de¤iflikli¤ini kabul edip etmedi¤imizi
soran bir uyar› penceresi gelecektir. Bu pencerede yer alan Evet dü¤mesi t›kland›¤›nda
arka plan renkleri de¤ifltirilmifl olur (fiekil ).
fiekil Dolgu/Arka Plan Rengi renk listesi
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Arka plan renkleri de¤ifltirilmifl form
c. fiekil ya da grafik dosyas› ekleme
Haz›rlan›p kaydedilmifl bir formun üzerine grafik eklemek için form, tasar›m
görünümünde aç›l›r. Pencerede yer alan Ekle menüsündeki Grafik seçene¤i t›klan›r.
Form üzerinde grafi¤in çizilece¤i alan t›klanarak belirlenir. Ekrana Grafik Sihirbaz›
gelir. Grafik Sihirbaz› ile istenilen tür ve flekilde grafik belirlendikten sonra verilerin
grafik üzerine nas›l yerlefltirilece¤i belirlenir. Son olarak grafik bafll›¤› da atand›ktan
sonra form sayfas›na grafik eklenmifl olur.
d. Nesnelerin s›ralan›fl›n› de¤ifltirme
Form üzerinde yer alan nesnelerin yerleri kullan›c›n›n iste¤ine göre de¤ifltirilebilir.
Bunun için form, tasar›m görünümünde aç›ld›ktan sonra form üzerinde yer alan nesneler
sürükle b›rak yöntemiyle istenilen alana sürüklenerek b›rak›l›r. Böylece nesnelerin
s›ralan›fl› de¤ifltirilmifl olur (fiekil ).
fiekil Form üzerinde yerleri de¤ifltirilmifl nesneler
Ç. B‹LG‹YE ER‹fi‹M
1. Temel ifllemler
a. Veri taban› program›n› kurma ya da veri taban› oturumuna girme
Access program› birden fazla kullan›c›n›n oldu¤u bir ortamda kullan›labilir. Bu
program› çoklu bir ortamda kullanabilmek için öncelikle bir çal›flma grubu oluflturulmal›d›r.
Bunun için Araçlar menüsünden s›ras›yla Güvenlik ve Çal›flma Grubu Yöneticisi
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
komutlar› t›klan›r. Ekrana Çal›flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir (fiekil ).
fiekil Çal›flma Grubu Yöneticisi penceresi
Bu pencerede yer alan Olufltur dü¤mesi t›kland›¤›nda ekrana Çal›flma Grubu
Sahibi Bilgisi penceresi gelir (fiekil ). Burada çal›flma grubu ile ilgili tan›mlamalar
yap›l›r.
fiekil Çal›flma Grubu Sahibi Bilgisi penceresi
Tan›mlamalar yap›ld›ktan sonra Tamam dü¤mesi t›kland›¤›nda ekrana Çal›flma
Grubu Bilgi Dosyas› penceresi gelir (fiekil ). Pencerede veri taban›n›n bulundu¤u
konum belirlendikten sonra Tamam dü¤mesi t›klanarak ifllem tamamlanm›fl olur.
fiekil Çal›flma Grubu Sahibi Dosyas› penceresi
Önceden oluflturulmufl bir veri taban› grubuna girmek için pencerede yer alan
Araçlar menüsünden s›ras›yla Güvenlik ve Çal›flma Grubu Yöneticisi t›klan›r. Ekrana
Çal›flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir. Bu penceredeki Kat›l dü¤mesi t›kland›¤›nda
ekrana Çal›flma Grubu Bilgi Dosyas› penceresi gelecektir.. Ekrana gelen pencerede
çal›flma grubu tan›mlanarak Tamam dü¤mesi t›klan›r. Böylece çok kullan›c›l› veri
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
taban›na ulafl›lm›fl olur. Bir veri taban› aç›ld›¤›nda, önceden oturum açma yordam›
etkinlefltirilmiflse ekrana Oturum Aç penceresi gelir. Bu pencerede yer alan Ad metin
kutusuna kullan›c› ad› yaz›l›r. E¤er parola tan›mlanm›flsa bu bilgi Parola metin
kutusuna yaz›ld›ktan sonra Tamam dü¤mesi t›klanarak veri taban›na ulafl›l›r.
b. Verilen kriterlere dayanarak kay›t bulma
Access program›nda haz›rlanm›fl bir veri tablosundan bir tak›m ölçütlere göre
kay›t bulmak için, tablo aç›kken Düzen menüsünden Bul komutu veya Standart araç
çubu¤undaki Bul dü¤mesini t›klamak gerekir (fiekil ).
fiekil Düzen menüsü, Bul komutu
Bul komutu t›kland›¤›nda ekrana Bul ve De¤ifltir penceresi gelir (fiekil ). Bu
pencerede yer alan Aranan: aç›l›r liste kutusuna aranacak bilgi, Bak: aç›l›r liste
kutusuna ise bilginin aranaca¤› tablo ad› girilir. Efllefltir: aç›l›r liste kutusunda
efllefltirme düzeyi, Arama Yönü: aç›l›r liste kutusunda ise arama yönü belirlendikten
sonra Sonrakini Bul dü¤mesi t›klanarak verilen ölçüte uygun kay›t bulunmufl olur.
fiekil Bul ve De¤ifltir penceresi
c. Basit bir sorgu oluflturma
Sorgulama, tablo ya da tablolardaki kay›tlardan istenilen koflullar› sa¤layan
kay›tlar› ve bu kay›tlardaki istenilen alanlar› seçip almak için kullan›l›r. Bir sorgu ile
birden çok kay›t ayn› anda güncellefltirilebilir, silinebilir veya özel hesaplamalar
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
yap›labilir. Sorgular; verileri de¤iflik biçimlerde görüntülemek, de¤ifltirmek ve çözümlemek
için kullan›labilir.
Basit bir sorgulama ifllemi yapmak için afla¤›daki ifllem ad›mlar› uygulan›r:
1. Access veri taban› penceresi aç›l›r.
2. Nesneler bölümündeki Sorgular seçildikten sonra Yeni dü¤mesi t›klan›r.
Ekrana Yeni Sorgu penceresi gelir (fiekil ).
fiekil Yeni Sorgu penceresi
3. Ekrana gelen pencereden Basit Sorgu Sihirbaz› seçildikten sonra Tamam dü¤mesi
t›klan›r. Ekrana Basit Sorgu Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil ).
4. Bu pencerede sorgu alanlar› seçildikten sonra ‹leri> dü¤mesi t›klanarak 2. Basit
Sorgu Sihirbaz› penceresine geçilir.
5. 2. Basit Sorgu Sihirbaz› penceresinde sorgu bafll›¤› belirlendikten sonra Son
dü¤mesi t›klanarak ifllem tamamlanm›fl olur. fiekil 'de müflteri ad ve soyad›na
göre basit bir sorgu oluflturulmufltur.
fiekil Basit Sorgu Sihirbaz› penceresi
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Müflteri ad ve soyad›na göre haz›rlanm›fl basit bir sorgu
ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluflturma
Birden çok ölçüte dayanarak sorgu oluflturmak için yap›lmas› gerekenler flunlard›r:
1. Access veri taban› penceresi aç›l›r.
2. Nesneler bölümündeki Sorgular seçildikten sonra Yeni dü¤mesi t›klan›r.
Ekrana Yeni Sorgu penceresi gelir.
3. Ekrana gelen pencerede Tasar›m Görünümü seçildikten sonra Tamam dü¤mesi
t›kland›¤›nda Tabloyu Göster penceresi gelecektir (fiekil ).
fiekil Tabloyu Göster penceresi
4. Tabloyu Göster penceresinde sorguda kullan›lacak tablo belirlendikten sonra Ekle
dü¤mesi t›klan›r ve pencere kapat›l›r.
5. Sorgu ekranlar›nda tablodan sorguda yer alacak alanlar ayr› ayr› alttaki sorgu
sütunlar›na eklenir. Bu ifllem, alan adlar›n›n sürükle b›rak yöntemiyle alt bölümlere
eklenmesi ile olur (fiekil ).
6. Sorgu sonucunda görünmesi istenmeyen alanlar için Göster onay kutular›ndaki
onaylar kald›r›labilir. Böylece çoklu ölçütlere dayanarak sorgu oluflturulmufl olur.
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Düzenlenmifl sorgu penceresi
fiekil Çoklu ölçütlere dayanarak oluflturulmufl sorgu
d. Sorguyu kaydetme
Haz›rlanan bir sorgunun kaydedilmesi için herhangi özel bir iflleme gerek yoktur.
Sorgu tablosu oluflturulduktan sonra pencere kapat›ld›¤›nda otomatikman kaydedilmifl
olacakt›r.
e. Filtreler ekleme
Access program›nda haz›rlanan veri tabanlar› binlerce veri ile dolu olabilir. Ancak,
kullan›c› genellikle verilerin oldukça fazla oldu¤u tablolar yerine belirli ölçütlere uyan
verileri görmek isteyebilir.
Bir form veya veri sayfas›ndaki kay›tlar› filtrelemek için Seçime Göre Filtre
Uygula, Seçimi D›flta Tutarak Filtre Uygula ve girilen ölçütlere göre Filtre Uygula: gibi
de¤iflik yöntemler izlenebilir. Bunun için veri taban› aç›l›r. Nesneler bölümünden
içerisinde bilgi olan tablo etkinlefltirilir. Hangi ölçüte göre filtreleme eylemi
gerçeklefltirilecekse ilgili hücre üzerinde farenin sa¤ tuflu t›klan›r. Ekrana gelen K›sayol
menüsünden Seçime Göre Filtre Uygula komutu t›klan›r (fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil K›sayol menüsünde yer alan Seçime Göre Filtre Uygula komutu
Etkin hücredeki ölçüt d›flar›da b›rak›larak filtreleme gerçeklefltirilecekse yine ayn›
menüden Seçimi D›flta Tutarak Filtre Uygula komutu t›klan›r. Kullan›c› belirli bir
ölçüte göre filtreleme ifllemi gerçeklefltirmek istedi¤inde ise Filtre Uygula: komutunun
yan›ndaki bofl alana istedi¤i filtreleme ölçütünü yazd›ktan sonra Enter turuna basarak
filtrelemeyi bafllat›r.
Filtreleme ifllemi sonucunda tablodaki verilerin içerisinden belirlenen ölçütlere
uygun olanlar listelenir (fiekil ). Di¤er veriler ise ekranda görüntülenmez.
fiekil Seçime göre filtre uygulanm›fl tablo
f. Filtreleri kald›rma
Veri taban›nda yap›lm›fl olan herhangi bir filtrelemeyi kald›rmak için aç›lan
K›sayol menüsünden Filtre/S›ralama Kald›r komutu t›klanabilece¤i gibi Standart araç
çubu¤unda yer alan Filtre/S›ralama Kald›r dü¤mesi de t›klanabilir. Bu durumda
tabloya uygulanan filtreleme ifllemi kald›r›lm›fl olacakt›r.
2. Sorguyu Ar›tma
a. Sorguya alanlar ekleme
Daha önce haz›rlanm›fl bir sorgu tablosuna yeni alanlar eklemek için dosyan›n
tasar›m görünümünde aç›lm›fl olmas› gerekir. Aç›lan tabloda bulunan alanlar›n hemen
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
yan›ndaki bofl listenin ilk hücresi t›kland›¤›nda ekrana aç›l›r liste kutusu gelir (fiekil
). Bu liste kutusundan istenilen alan ad› t›klanarak yeni alan eklenmifl olur. Pencere
kapat›l›rken ekrana de¤iflikli¤i kaydetmek isteyip istemedi¤imizi soran bir uyar›
penceresi gelecektir. Bu pencerede yer alan Evet dü¤mesi t›kland›¤›nda de¤ifliklik
kaydedilerek pencere kapat›l›r.
fiekil Sorguya yeni alan ekleme
b. Sorgudan alanlar› kald›rma
Haz›rlanm›fl bir sorguda yer alan herhangi bir alan› kald›rmak için sorgu dosyas›
tasar›m görünümünde aç›ld›ktan sonra, kald›r›lacak alan›n sütun bafll›¤› t›klanarak tüm
sütun seçilir (fiekil ). Daha sonra klavyeden Delete tufluna bas›larak tüm alan silinmifl
olur.
fiekil Sorgudan kald›r›lacak alan› seçme
3. Seçme ve S›n›fland›rma
a. Verilen kriterlere dayanarak verileri seçme ve s›n›fland›rma
Sorgu oluflturulurken pencerede bulunan Ölçüt: sat›r› tablolardan veri seçebilmek
ve seçme sorgusu oluflturmak için kullan›l›r. Ölçüt: alan›na girilecek olan uygun
ölçütler kullan›c› taraf›ndan istenilen verilerin seçilmesini sa¤lar.
Access program›nda verilen ölçütlere dayanarak verileri seçmek ve s›n›fland›rmak
da olas›d›r. Bunun için Sorgu nesnesi seçilerek etkinlefltirildi¤inde pencerenin sa¤
taraf›nda yer alan Tasar›m Görünümünde Sorgu Olufltur seçene¤i t›klan›r. Ekrana gelen
Tabloyu Göster penceresinden yararlan›lmak istenen tablo seçilir. Pencerede yer alan
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Ekle dü¤mesi t›klanarak tablonun seçim ifllemi tamamlan›nca Kapat dü¤mesi ile
pencere kapat›l›r. Tablonun alan bafll›klar› ekranda yer alan sorgu penceresinin üst
k›sm›na küçük bir pencere olarak yerleflir. Bu pencerede yer alan bafll›klardan
kullan›lmak istenen, sürükle b›rak yöntemiyle tabloya yerlefltirilir. Daha sonra sorguya
bir ad verilerek dosya kapat›l›r.
Verilen ölçütlere göre oluflturulan sorgu dosyas› çal›flt›r›ld›¤›nda ekrana belirli
ölçütlere göre s›n›fland›r›lm›fl veriler gelecektir.
b. Mant›k ifllemlerine dayanarak verileri seçme ve s›n›fland›rma
Access'te oluflturulan sorgularda mant›ksal ifllemlere de yer verilerek farkl› ö l ç ü t l e r
oluflturulabilir. Bu durumda bir tabloda yo¤un flekilde bulunan veriler içerisinden daha
seçici sonuçlar al›nabilir. Ölçüt: sat›r›na yaz›labilecek bafll›ca karfl›laflt›rma operatörleri
> (büyüktür), < (küçüktür), <= (küçük eflit), >= (büyük eflit), Between (Aras›nda) vb.
olarak say›labilir. Örne¤in; ö¤renci numaras› 'dan büyük olanlar› görüntülemek için
Ölçüt: sat›r›na > yaz›l›r. Bu durumda sorgu listesinde numaras› 'dan büyük
olanlar görüntülenecektir.
D. RAPORLAMA
Access'te rapor, bilgilerin istenilen formatta görüntülenmesi ve yaz›c›dan
al›nmas›n› sa¤lamak amac›yla kullan›l›r. Raporlar, tablolardaki verilerin tamam›n›n ya
da sorgular sayesinde bir k›sm›n›n ka¤›t üzerine aktar›l›p ön izleme fleklinde görülmesini
sa¤lar.
Access'te oluflturulan raporlar;
- Verileri belli kategorilere bölmek,
- Veri alanlar›na ait toplam, genel toplam gibi de¤iflik aritmetik ifllemleri yapmak,
- Raporlar› alt gruplara bölmek ve grafik eklemek,
- Etiketler haz›rlamak için kullan›l›r.
1. Seçilmifl Verileri Belirli Bir S›rayla Ekranda ve Raporda Gösterme
Rapor haz›rlamak için Nesneler bölümünde yer alan Raporlar seçildi¤inde pencerenin
sa¤ bölümünde yer alan ve rapor oluflturmay› sa¤layan iki seçenek belirir.
Bu seçeneklerden Sihirbaz kullanarak tablo olufltur seçilerek rapor oluflturmak için
afla¤›daki ifllem ad›mlar› izlenir:
1. Veri taban› tablosunda Yeni dü¤mesi t›klan›r.
2. Ekrana gelen pencereden Rapor Sihirbaz› t›klan›r. Böylece ekrana 1. Rapor
Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil ). Veri taban› penceresindeki Sihirbaz
kullanarak tablo olufltur seçene¤ini çift t›klayarak bu pencereyi ekrana getirmek de
olas›d›r.
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 1. Rapor Sihirbaz› penceresi
3. 1. Rapor Sihirbaz› penceresinde yer alan Tablolar/Sorgular aç›l›r liste kutusundan
rapora kaynakl›k edecek tablo ya da sorgu seçilir. Penceredeki Kullan›labilir
Alanlar: bölmesinden istenilen alan ya da alanlar Seçili Alanlar: bölmesine
aktar›l›r. ‹ki bölme aras›nda bulunan dü¤mesi, alanlar› tek tek seçmek için,
dü¤mesi, alanlar›n tümünü seçmek için kullan›l›r. dü¤mesi seçilen
alanlardan tek tek vazgeçmek için, dü¤mesi seçili alanlar›n tamam›ndan
vazgeçmek için kullan›l›r. ‹stenilen seçimler yap›ld›ktan sonra ‹leri> dü¤mesi
t›klan›r. Ekrana 2. Rapor Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil ).
fiekil 2. Rapor Sihirbaz› penceresi
4. Ekrana gelen pencerede, rapor dökümünde gruplama yap›lacaksa grupland›rma
düzeyleri eklenir ve ‹leri> dü¤mesi t›klan›r. Bu durumda ekrana 3. Rapor Sihirbaz›
penceresi gelecektir (fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 3. Rapor Sihirbaz› penceresi
5. 3. Rapor Sihirbaz› penceresi rapordaki verilerin s›ralama düzeni belirlenir ve ‹leri>
dü¤mesi t›klan›r. Ekrana 4. Rapor Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil ).
fiekil 4. Rapor Sihirbaz› penceresi
6. Ekrana gelen pencerede raporun yerleflimini gösteren seçenekler bulunmaktad›r.
Kullan›c›n›n iste¤ine göre bu seçenekler t›kland›ktan sonra pencerede yer alan
‹leri> dü¤mesi t›klanarak raporun stilinin belirlenece¤i pencereye gelinir (fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 5. Rapor Sihirbaz› penceresi
7. 5. Rapor Sihirbaz› penceresinde rapor stili belirlendikten sonra ‹leri> dü¤mesi
t›klanarak rapor bafll›¤›n›n belirlendi¤i son pencereye geçilir (fiekil ).
fiekil 6. Rapor Sihirbaz› penceresi
8. Ekrana gelen pencerede rapor bafll›¤› belirlendikten sonra Son dü¤mesi t›klanarak
raporlama ifllemi tamamlanm›fl olur. Böylece ekrana haz›rlanm›fl rapor gelecektir
(fiekil ).
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil Haz›rlanan raporun son görünümü
2. Raporu De¤ifltirme
Haz›rlanm›fl bir rapor üzerinde de¤ifliklikler yapmak için göstergeç rapor
üzerindeyken farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Tasar›m
Görünümü t›klan›r. Bu durumda rapor Tasar›m Görünümü'nde aç›lm›fl olacakt›r (fiekil ).
Tasar›m Görünümü'nde aç›lan raporda bafll›klar, alan konumlar›, alan büyüklükleri
vb. bölümlerde de¤ifliklik yapmak için farenin sol tuflu bas›l›yken sürükle b›rak yöntemi
kullan›l›r. Alan adlar›n› de¤ifltirmek için ise göstergeç, ad› de¤ifltirilecek alan
üzerindeyken farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden De¤ifltir komutu
kullan›l›r.
fiekil Raporun Tasar›m Görünümü'nde aç›lm›fl flekli
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
3. Sayfa bafll›klar› ve altl›klar› oluflturma
Haz›rlanan raporda sayfa bafll›¤› ve altl›¤› oluflturulabilece¤i gibi, daha önce
oluflturulmufl olanlar istenilen flekilde de¤ifltirilebilir. Bu ifllem için de raporun Tasar›m
Görünümü'nde aç›lm›fl olmas› gerekir. Rapor aç›ld›ktan sonra bafll›k ya da altl›k
oluflturulacak alan t›klanarak etkin hâle getirilir. Bu alanlara istenilen bilgiler girilerek
sayfa bafll›¤› ya da altl›¤› oluflturulmufl olur.
4. Verileri gruplama
Rapor üzerindeki verileri gruplama ifllemi Rapor Sihirbaz› ile rapor oluflturma
ifllemi s›ras›nda yap›l›r. Rapor sihirbaz› ile rapor oluflturulurken ekrana gelen 2. Rapor
Sihirbaz› penceresinde veriler hangi alana göre grupland›r›lacaksa tan›mland›ktan
sonra di¤er ifllem ad›mlar›na geçilir. ‹fllem ad›mlar› tamamland›ktan sonra veriler
istenilen flekilde gruplanm›fl olacakt›r. Örne¤in; fiekil 'de müflteriler yaflad›klar›
flehirlere göre grupland›r›lm›flt›r.
fiekil Raporu verilere göre gruplama
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ÖZET
Veri taban›, belirli özelliklere sahip verilerin oluflturdu¤u bilgi toplulu¤udur. Veri
taban› program› arac›l›¤› ile bu bilgilerden her kifli için yeni özellikler oluflturulabilir
veya hesaplat›labilir ya da veri taban›na kaydedilmifl bilgi toplulu¤undan belirli
özelliklere sahip kifliler seçilebilir.
Microsoft Office program paketinin içerisinde kullan›c›ya sunulan Microsoft
Access, en basit veritaban› uygulamas›ndan en karmafl›k uygulamalara kadar istenilen
özelliklerde veri taban› uygulamalar›n› gelifltirmek için haz›rlanan programlardan
birisidir. Bu programda tablolar, formlar, raporlar, sorgular, ve makrolar ayn› veri taban›
içerisinde tutulur.
Access program›nda haz›rlanm›fl ve program nesneleri olarak adland›r›lan tablolar›,
formlar›, raporlar› ve veri eriflim sayfalar›n› kaydetmek için Dosya menüsünde yer alan
Kaydet komutu kullan›l›r.
Access veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü de¤ifltirmek için uygulama
penceresinde yer alan dü¤meleri kullanmak gerekir. Pencerenin üst k›sm›nda yer alan
araç çubu¤undaki dü¤meler Büyük Simgeler, Küçük Simgeler, Listele, Ayr›nt›lar
dü¤meleridir.
Access program›nda araç çubuklar›n› ve bu çubuklar›n özelliklerini de¤ifltirmek
mümkündür. Bunun için pencerede yer alan Görünüm menüsünden Araç Çubuklar›
t›klan›r. Araç Çubuklar› alt menüsünde bulunan Görev Bölmesi, Veri Taban›, Web
seçenekleri iflaretlenerek çal›flma ekran›nda bulunmas› istenilen araç çubuklar› seçilir.
Access'te haz›rlanacak olan veri taban›n›n öncelikle hangi amaç için haz›rlanaca¤›
bütün detaylar›yla belirlenmelidir. Veri taban›n›n amac› belirlendikten sonra oluflturulacak
listeler haz›rlanmal›d›r. Yine bu listelerde gerek duyulaca¤› düflünülen bütün bilgiler
eklenmelidir.
Access'te veri taban› oluflturmak için ya veri taban› sihirbaz› ya da bofl veri taban›
kullan›l›r. Bu programda oluflturulan tablolara bilgi girifli do¤rudan tablodan yap›labilir.
Bunun için bilgi girilecek tablo seçildikten sonra Aç dü¤mesini t›klamak ya da seçilen
tabloyu çift t›klamak gerekir. Aç›lan tabloda her sat›ra ayr› bir kay›t girilir.
Access program›n›n en önemli özelli¤i, ayr› tablolarda saklanan bilgilerin h›zla
bulunabilmesi, bir araya getirilebilmesidir. Bunun için tabloda saklanan her kay›t tek
olarak tan›mlanan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu bilgi, tablonun birincil
anahtar› olarak adland›r›l›r. Birincil anahtar belirlenirken benzersiz veri içeren alanlardan
birinin birincil anahtar yap›lmas›na dikkat edilmelidir. Seçilecek alandaki veri, her
kay›t için özgün olmal›d›r; baflka bir kay›tta tekrar etmemelidir.
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Access'teki veri taban› tablolar›, daha sonra yap›lacak ifllemlerin h›zl› yap›lmas›,
kay›tlar›n daha h›zl› bulunmas› için indekslenir. Access indeksleri sorgulama yaparken,
tablolar› s›raya sokarken, rapor olufltururken ve arama yaparken kullan›r. Tabloda
indeks oluflturulduktan sonra tablolar sorgulanabilir, tablolardan ve sorgulardan rapor
haz›rlanabilir.
Access'de haz›rlanm›fl bir tablonun görünümü de¤ifltirilebilir. Bir tabloda bütün
özelliklerin bafllang›çta tan›mlanmas› en do¤ru oland›r. Ancak uygulamada genellikle
temel bir tablo oluflturulup kaydedilir. Daha sonra bu özellikler kullan›c›n›n iste¤ine
göre de¤ifltirilebilir.
Access program›nda haz›rlanacak olan tablo Tasar›m görünümünde tablo olufltur
seçene¤inde düzenlenirken ekrana gelen penceredeki Alan Ad› ve bu alanlar için
kullan›lacak verilerin özelliklerinin tan›mlanmas› gerekir. Bunu için Veri Türü seçimi
yap›lmal›d›r.
Veri taban› dosyalar›nda verilerin hepsi ayn› anda görüntülendi¤i için istenildi¤i
gibi incelenmesi zordur. Bunun yerine oluflturulan formlar sayesinde verileri daha
düzenli olarak görmek mümkün olacakt›r. Access'de haz›rlanan formlar› kullanarak
veri taban›na bilgi girmek de mümkündür. Bunun için veri taban› penceresindeki
Nesneler bölümünde yer alan Formlar t›klan›r. Burada daha önceden haz›rlanm›fl formlardan
istenilen form çift t›klanarak aç›l›r. Ekrana gelen form penceresine klavyeden yeni
bilgiler girilir. Girilen kay›tlar kendili¤inden veri taban›na kaydedilece¤inden ayr›ca
kay›t ifllemi yapmaya gerek yoktur.
Sorgulama, tablo ya da tablolardaki kay›tlardan istenilen koflullar› sa¤layan
kay›tlar› ve bu kay›tlardaki istenilen alanlar› seçip almak için kullan›l›r. Bir sorgu ile
birden çok kay›t ayn› anda güncellefltirilebilir, silinebilir veya özel hesaplamalar
yap›labilir. Sorgular; verileri farkl› flekillerde görüntülemek, de¤ifltirmek ve çözümlemek
için kullan›labilir. Haz›rlanan bir sorgunun kaydedilmesi için herhangi özel bir iflleme
gerek yoktur. Sorgu tablosu oluflturulduktan sonra pencere kapat›ld›¤›nda otomatikman
kaydedilmifl olacakt›r.
Sorgu oluflturulurken pencerede bulunan Ölçüt: sat›r› tablolardan veri seçebilmek
ve seçme sorgusu oluflturmak için kullan›l›r. Ölçüt: alan›na girilecek olan uygun
ölçütler kullan›c› taraf›ndan istenilen verilerin seçilmesini sa¤lar.
Access'te rapor, bilgilerin istenilen formatta görüntülenmesi ve yaz›c›dan
al›nmas›n› sa¤lamak amac›yla kullan›l›r. Raporlar, tablolardaki verilerin tamam›n›n ya da
sorgular sayesinde bir k›sm›n›n k⤛t üzerine aktar›l›p ön izleme fleklinde görülmesini
sa¤lar.
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
. 1.
TEST I I
En basit veritaban› uygulamas›ndan en karmafl›k uygulamalara kadar istenilen
özelliklerde veri taban› uygulamalar›n› gelifltirmek için haz›rlanan program
afla¤›dakilerden hangisidir?
a. Microsoft Excel program›
b. Microsoft Word program›
c. Microsoft Access program›
d. Microsoft PowerPoint program›
2. Afla¤›dakilerden hangisi veri taban› program›nda yer alan bafll›ca nesnelerden
de¤ildir?
a. Tablolar
b. Programlar
c. Formlar
d. Sorgular
3. Afla¤›dakilerden hangisi Access veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü
de¤ifltirmek için uygulama penceresinde yer alan dü¤melerden de¤ildir?
a. Büyük simgeler
b. Küçük Simgeler
c. Listele, Ayr›nt›lar
d. Aç
4. Afla¤›dakilerden hangisi veri taban› program›nda tablo oluflturulurken kullan›lan
yöntemlerden de¤ildir?
a. Tasar›m görünümünde tablo olufltur
b. Sihirbaz› kullanarak tablo olufltur
c. Veriler girerek tablo olufltur
d. Programlar› kullanarak tablo olufltur
5. Afla¤›dakilerden hangisi tasar›m görünümünde tablo olufltururken aç›lan sayfada
girilebilecek veri türü de¤ildir?
a. Ad, Soyad
b. Tarih/Saat
c. Metin
d. Para Birimi
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
6. Veri taban›n› güncellemek için afla¤›dakilerden hangisi yap›lamaz?
a. Tablodaki veriler de¤ifltirilebilir.
b. Tablodaki veriler silinebilir.
c. Tablodaki veriler bir baflka tabloya aktar›labilir.
d. Veri taban›na kay›t eklenebilir, veri taban›ndan kay›tlar silinebilir.
7. Haz›rlanan bir veri taban›na resim eklemek için hangi komut kullan›l›r?
a. Ekle menüsü Resim komutu
b. Görünüm menüsü Tasar›m Görünümü komutu
c. Araçlar menüsü Seçenekler komutu
d. Biçim menüsü Otomatik Biçim menüsü
8. Afla¤›dakilerden hangisi access'te rapor haz›rlaman›n nedeni de¤ildir?
a. Verileri belli kategorilere bölmek
b. Veri alanlar›na ait toplam, genel toplam gibi de¤iflik aritmetik ifllemleri yapmak
c. Raporlar› alt gruplara bölmek ve grafik eklemek ve etiketler haz›rlamak
d. Tablolara veri girmek
9. Access'te tablo, form ya da rapor olufltururken alanlar›n tümünü seçmek için
kullan›lan dü¤me afla¤›dakilerden hangisidir?
a. dü¤mesi
b. dü¤mesi
c. dü¤mesi
d. dü¤mesi
Bilgisayarda bir baflka programda olan bilgileri Access program›na almak için
kullan›lan komut afla¤›dakilerden hangisidir?
a. Dosya menüsü D›fl veri Al komutu
b. Düzen menüsü Office Panosu menüsü
c. Araçlar menüsü ‹liflkiler komutu
d. Görünüm menüsü Ayr›nt›lar komutu
Footer menu
Microsoft Access programıyla ilgili oldukça güzel bir ders notu. PDF formatlıdır..
Microsoft Access, merkezi Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunan ve Bill Gates'in sahibi olduğu yazılım firması Microsoft tarafındanMicrosoft Windows işletim sistemi tabanında çalışmak üzere yazılan ve dağıtımı yapılan veri tabanı programı.
Veri tabanı programları arasında Access çok sonradan girmiş olmasına rağmen bu alanda önemli ölçüde başarı sağlayarak en çok kullanılan veri tabanı programlama dillerinden biri haline gelmiştir. Bunda, Access'in veri tabanına getirdiği farklı boyutun etkisi büyüktür.
Access'de veri tabanında bulunan nesnelerin bir çoğu sihirbazlar yardımıyla kolayca hazırlanabilir. Çoğu zaman hiç tasarım ortamına girmeden, sadece sihirbazlar kullanılarak veri tabanı dosyaları hazırlanabilir.
Access'in iki yüzü vardır. Bunlardan birinde hiç program kodu kullanmadan veri tabanı hazırlamak mümkündür. Bu ortamda hiç programcılık bilgisi olmayan biri programcılığı öğrenmesine gerek kalmadan kendi veri tabanı dosyalarını hazırlayabilir. Programcılık bilgisi olanlar Access'de hazırladıkları veri tabanlarına kod yazarak daha ileri düzey işlemleri yapabilir
Kaynak:seafoodplus.info