Noter Tasdikli Imza Beyannamesi

Yeni Gelişmeler

Tarihli ve Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren sayılı Kanun ile Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda imza beyannamesi uygulamasında değişiklikler yapılarak tacir adına imzaya yetkili olanların imzalarının elektronik ortamda temin edilmesi mümkün kılınmıştır.

Bu doğrultuda imza beyannamesi uygulamasına ilişkin akıllardaki soru işaretlerini gidererek, usul ve esasa yönelik birçok konuya açıklık getirmek amacıyla; Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde (“Tebliğ”) Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ Tarihli ve Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Değişiklikler ne getiriyor?

1. Türk Ticaret Kanunu’nda Yapılan Değişiklik

• İmzaya yetkili olan kişilerin imzaları kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda ticaret sicili müdürlüklerince temin edilebilecektir.

Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilecektir.

2. Tebliğ’de Yapılan Değişiklikler

• Kişilere ait imza verisi kamu kurum ve kuruluşları tarafından ticaret sicili müdürlükleri ile paylaşılacak, imza verisinin bu şekilde temin edilebilir olması halinde kişilerin ticaret sicili müdürlükleri nezdinde imza beyannamesi vermesi talep edilmeyecektir.

Tebliğ’de yapılan değişiklik uyarınca kamu kurum ve kuruluşları tarafından veri tabanlarında tutulan imza verileri Ticaret Bakanlığı ile ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile yapılacak protokoller doğrultusunda ticaret sicilleri ile elektronik ortamda paylaşılacaktır. Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, ticaret siciline tescil sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek MERSİS’e (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) kaydedilecektir.

• Ticaret sicili müdürlüklerince veri tabanı üzerinden imza verisine ulaşılamadığı takdirde fiziki imza beyannamesi verilmesi zorunluluğu devam etmekle birlikte noter huzurunda imza beyannamesi verilmesi alternatifi sağlanmıştır.

Değişiklik öncesinde Türkiye’de bulunan temsile yetkili kişilerin ticaret sicili müdürlükleri huzurunda imza beyannamesi vermeleri zorunluydu. Değişiklik ile, ilgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, (i) fiziki olarak notere onaylattırılmak veya (ii) herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle verilecektir. Limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde ise, noter huzurunda imza beyannamesi verilmesi imkânı mümkün olmamakta, imza beyannamesi yalnızca ticaret sicili müdürlüklerinde düzenlenebilecektir.

Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının Türk Konsolosluğu tarafından onaylatılması veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre apostil onayından geçirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte sicil müdürlüğüne verilmesi zorunluluğu ise aynen devam etmektedir.

• İmza verilerinin elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar fiziki imza beyannamesi verilmesi zorunluluğu devam edecektir.

Tebliğ’de yer verilen geçiş hükmü uyarınca, kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığınca elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar Tebliğ hükümleri doğrultusunda ticaret sicili müdürlükleri nezdinde fiziki imza beyannamesi verilmesi zorunluluğu devam edecektir.

• İmza beyannamesi verilmesine gerek olmayan durumlara iki yeni husus eklenmiştir.

Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir. Bu durum mevzuatta yer almasa da Tebliğ’deki değişiklik öncesinde de mevcut olan bir ticaret sicili uygulamasıydı.

Tebliğ’deki değişiklik doğrultusunda bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir. Bu durumda daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği, ticaret sicili müdürlüğü tarafından şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına konulacaktır.

Sonuç

Söz konusu düzenlemeler vasıtasıyla özellikle yakın dönemde Covid nedeniyle birçok şirket için sorun teşkil eden ve ticaret sicili nezdindeki süreçlerin yavaşlamasına yol açan Sicil Müdürlüğü nezdinde imza beyannamesi verilmesi uygulaması birçok açıdan kaldırılmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığınca elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar geçecek süreçte Ticaret Bakanlığı ve ilgili kamu kurum ve kuruluşları tarafından yapılacak duyurularının takibi ve ticaret sicili müdürlükleri ile iletişim büyük önem arz etmektedir.

COVID salgını ile ilgili hukuki düzenlemelerle ilgili bilgilere Esin Avukatlık Ortaklığı Coronavirüs Masası&#;ndan ulaşabilirsiniz.

Resmi işlemler esnasında sıkça karşılaşılan terimlerden biri olan imza sirküsü;  gerek ticari faaliyet içinde bulunan kuruluşları gerekse sosyal bir amaca yönelik olarak kurulmuş vakıf veya dernekleri temsile yetkili kişilerin imza örneklerinin yer aldığı ve yetki alanlarının belirtildiği noter onaylı resmi evraktır.

Her türlü resmi işlemde ya da işletmeler arasında gerçekleşecek ticari sözleşmelerde kurum bilgilerinin, kurumu temsile yetkili kişilerin imza örneklerinin ve yetki sınırlarının açıkça belirtildiği imza sirküleri; sahte belge ya da girişimleri önlemek amacıyla düzenlenen önemli belgelerdir.

İmza sirküsü nedir, nasıl alınır, imza sirküsü başvurusunda ne gibi evraklar gereklidir gibi soruların cevaplarını ve belgenin işlevi ile ilgili akla takılan tüm bilgilerin detaylarını aşağıda sizler için derledik.

İmza sirküsü nedir?

İmza sirküleri; bir kurumu veya kuruluşu resmi makamlarda ya da ticari sözleşmelerde temsile yetkili kişilerin bilgilerinin, imza örneklerinin ve yetkilendirildikleri alanların beyan edildiği noter onaylı resmi belgelerdir.

Bir kuruluş adına yürütülen tüm resmi işlemlerde ya da ticari sözleşmelerde, temsile yetkili kişilerce atılan imzaların kayıt altına alındığı ve bu kişilerin kurumu temsil sınırlarının net bir şekilde belirtildiği imza sirküsü; olası sahte girişimlere karşı oluşabilecek sorunların çözümü için en önemli belge niteliğini taşımaktadır. 

Noter onayı ile resmiyet kazanan ve değerli evrak niteliğini taşıyan imza sirküleri; kuruluşları temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin, açık adreslerinin, kurum içindeki görevlerinin net bir şekilde kaleme alındığı belgelerdir. Belge üzerinde, kişilerin imza örneklerinin yanı sıra kurum adına atabileceği imzaların ya da bir diğer tanımıyla kurum adına gerçekleştirebileceği işlemlerin yetki sınırları da açıkça yer almaktadır.

İmza sirküsü nasıl alınır?

Belirli bir ortaklık yapısı ile faaliyet gösteren her türlü kurum ya da işletme, yönetim kurulu tarafından alınan ortak kararlar çerçevesinde belirlenmiş ve yetkilendirilmiş kişiler tarafından yönetilmektedir.  Kurumu gerek resmi alanlarda gerekse ticari faaliyetler ve sözleşmeler açısından seafoodplus.infoşilere karşı temsil edecek yetkili kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin yetki sınıflarının netleştirilmesi; ancak, hak sahibi olarak da adlandırılabilen yönetim kurulu tarafından alınacak ortak karalarla mümkündür.

Bir imza sirküleri almak adına atılması gereken ilk adım; kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin imza yetkilerinin derecelendirilmesidir. Birinci derece imza yetkisi sahibi olacak kişilere verilecek yetkiler, kuruluş adına ikinci derecede imza yetkisine sahip olacak kişilerin hatta bazı durumlarda 3. ve 4. dereceye kadar genişleyebilen sınıflandırmaların doğru yapılması ve bu konuda bir yönetim kararı alınması gerekmektedir.

İmza sirküleri nasıl alınır sorunun en önemli cevaplarından biri olarak nitelendirebileceğimiz; derecelendirme süreci, kuruluşu temsil etmeye yetki verilen kişilerin hangi şartlarda imza atabileceği konusunun belirlenmesi açısından da önemlidir.  Kuruluş adına önemli faaliyetlerde, anlaşmalarda veya resmi kurumlarda işlem yetkisi verilen bir temsilcinin tek başına imzasının yeterli olup olmayacağı ya da bazı durumlarda iki imzanın geçerlilik kazanabileceği gibi şartlar imza sirküleri aracılığıyla netlik kazandırılan konulardır.

Kuruluşu temsile yetkili olacak kişilerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi ile netlik kazanacak olan belge, notere yapılacak başvurular neticesinde ve noter onayının ardından resmiyet kazanacaktır.

 İmza sirküleri ne işe yarar?

Yasal değere sahip olan imza sirküleri, kuruluşun sağlıklı bir yapıda yönetilmesi başta olmak üzere birçok açıdan önemlidir. İmza sirküleri;

·         Şirketi/ işletmeyi ya da kurumu hangi alanlarda hangi yetkilinin ya da bazı durumlarda kaç yetkilinin temsil edeceğinin belirlenmesine,

·         Şirket adına verilecek önemli kararların, resmi işlemlerin ya da yapılacak ticari sözleşmelerin hangi derecede yetkililer tarafından imzalanabileceği konusuna açıklık getirilmesine,

·         Sahte evrak veya sahte imzaya karşı kuruluş haklarının yasal olarak koruma altına alınmasına, 

·         Kuruluş adına geliştirilebilecek sahte ticari girişimlerin önlenmesine,

·         İmza yetkilisi kişilerin de imza örnekleri ile güvence altına alınması gibi birçok unsurda önemli fayda sağlamaktadır.

İmza sirküsü nereden alınır?

Bir kuruluşun 3.şahıslara karşı temsiline yetki sağlayan imza sirküleri, aşağıda yer alan belgelerin tamamlanmasını ve gerekli harçların yatırılmasını takiben noter onayı ile alınması mümkün değerli evraktır.

İmza sirküsü için gerekli evraklar nelerdir?

§  Yönetim kurulu ya da hak sahipleri tarafından kuruluşu temsile yetkili olarak atanacak kişilere ait orijinal kimlik kartları,

§  Derecelendirme olması durumunda, temsile yetkili kişilerin hangi derecede imza yetkisine sahip olduklarını belirten liste,

§  İşletmeye/ Kuruma ait ticaret sicil gazetesi ( Dernek ve Vakıflar için kuruluş belgeleri)

§  Ticari işletmelerin güncel vergi levhaları

İmza sirküleri ve yetki devrilerinin karar aşamalarında kuruluşların mali müşavir ve/veya avukatlarından da danışmanlık almalarında ve noter işlemleri öncesinde kararların konusunda deneyimli profesyoneller tarafından da incelenmesinde fayda vardır.

İmza sirküleri geçerlilik süresi nedir?

Değerli evrak niteliğinde olan imza sirküleri, başvuru sırasında belirtilen süreler kapsamında sınırlandırılabilir. Kuruluşu temsil etmek adına bir nevi vekil tayin edilen kişilere verilen yetkilerin hangi süreler zarfında geçerli olacağı sirkülerde belirtilebileceği gibi, süre sınırı konulmadan yapılan sirkülerde ise süre en fazla 3 yıl ile kısıtlanmaktadır. Üzerinde herhangi bir süre belirtilmemiş sirkülerler, temsil ve imza hakkına sahip kişilerde herhangi bir değişiklik olmasa dahi mutlaka yenilenmelidir.

Geçerlilik süresi belirtilmemiş veya süresi dolmamış olsa dahi,  kuruluş yönetiminde gerçekleşen görev dağılımlarında yaşanan değişiklikler veya yetki verilen kişinin görevden alınması gibi durumlarda imza sirkülerinin güncellenmesi de yasal bir zorunluluktur.

İmza sirküleri e-Devlet'ten alınır mı?

Özellikle sahte evrak ve imza ile ilgili oluşabilecek sorunların önüne geçilebilmek adına düzenlenen imza sirküsü e-devlet üzerinden alınması mümkün değildir.

Günümüzde yaşanan dijital gelişim birçok işlemin elektronik ortamda gerçekleştirilmesine olanak sağlasa da, güvenlik açısından imza sirküleri işlemlerinin noter huzurunda yapılması şarttır. Resmi evrak niteliğinde olan imza sirkülerinde, kuruluşu temsile yetkili tüm kişilerin mutlaka noter huzurunda ıslak imza atmaları gerekmektedir. Belgenin noter tarafından onayı ancak bu şekilde mümkün olmaktadır.

İmza sirküleri ve imza beyanı arasındaki farklar nelerdir?

Her ne kadar terim olarak benzerlik gösterseler de imza sirküleri ile imza beyanı birbirinden çok farklı belgelerdir. Bir kuruluşu temsile yetkilendirilmiş kişilerin kimlik bilgilerinden ve imza örneklerinden hatta yetki derecelendirmelerinden oluşan imza sirküleri tüzel kişiler adına oluşturulan belgelerdir.

İmza beyannameleri;  gerçek kişilerin kimlik bilgilerini ve imza örneklerini kapsayan resmi bir belgedir. Ancak gerçek kişiler tarafından talep edildiği takdirde düzenlenen beyannameler, kişinin herhangi bir resmi kurumda gerçekleştireceği işlemlerde, özellikle de şirket kuruluş işlemlerinde atacağı imzaların kendisine ait olduğunu ispatlamak adına oluşturulmaktadır.

İmza sirküsü ücretleri ve

Tüm noter işlemlerinde olduğu gibi, imza sirküleri çıkarmak da ücrete tabi işlemlerdir. İmza sirküsü ücretleri, kuruluşlar adına oluşturulacak kopya adedi ve sirküler içinde yer alacak yetkili sayısına göre değişiklikler göstermektedir.

yılında TL’den başlayan noter imza sirküsü ücretleri;  belgenin düzenleneceği kuruluşun talep edeceği nüsha sayısına ve belgede yer alacak imza sayısına göre artmaktadır. Bir kopyanın mutlaka noter arşivinde kalmasının şart olduğu imza sirkülerleri en az iki nüsha olarak hazırlanmaktadır. İki nüsha bedeli olan TL’lik imza sirküsü ücreti, kuruluş tarafından talep edilecek kopya sayısına göre hesaplanmanın yanı sıra, yetkili imza sayısının fazlalığına göre de artışlar göstermektedir.

Noter imza sirküsü ücreti yılı için henüz geçerli olacak oranların açıklanmadığı sistemde, resmi makamlardan gelecek olan bir sonraki açıklamaya kadar yukarıda da belirtilen bedel üzerinden işlem gerçekleştirilmektedir.  

 İmza sirküsü örneği

Bir imza sirküleri için örnekleme yaparak konuyu daha net özetlemek mümkün olacaktır.

İmza sirkülerinde öncelikle sirküleri talep eden kuruluşun ticari unvanı, açık adresi ticaret sicil numarası yer almaktadır. Sonrasında ise sırasıyla; yönetim kurulu ya da hak sahipleri tarafından kuruluşu temsil etmeye yetki verilecek kişilerin isimleri, unvanları, nüfus kayıt bilgileri, yetki sınıfları ve imzaları da belge içinde yer almaktadır.

Derecelendirme yöntemi ile hazırlanan sirkülerlerde;  seafoodplus.infode şirketi temsile yetkili kişi veya kişilerin ve/veya 2. derecede şirketi temsile yetkili kişilerin ıslak imzalarının ve kimlik bilgilerinin detayları bulunmaktadır.

Günümüzde kişi ve kurumların bilgilerinin eskiye oranla çok daha kolay ulaşılabilir olması sebebiyle verilerin kötüye kullanımı, imzada sahtecilik gibi problemlerin daha sık yaşandığını görüyoruz. Bu gibi tatsız durumlarla karşılaşmamak için alabileceğimiz önlemlerden biri de yetkilisi olduğumuz şirkete ait noter onaylı imza sirküleri almaktır.

Bu yazımızda sizler için imza sirküleri nedir, nereden, nasıl alınır, imza beyannamesinden ne gibi farklılıklar taşır sorularını mümkün olabildiğince yanıtlamaya çalıştık.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir kurumun veya kuruluşun temsilcisinin imza atma yetkisi olduğuna dair kendisine ait imza örneklerinin yer aldığı resmi bir belgedir. İmza sirküleri, şirket yetkili kişileri ya da şirket tüzel kişisi tarafından yetkilendirilen gerçek kişiler kullanmaktadır. KolayBi' firması adına örnek verecek olursak; bu belgede firmayı temsilen Cem Bey'in imza atma yetkisi olduğuna dair bazı ibareler ve yine Cem Bey'e ait imza örnekleri, nüfus bilgileri, yetki alanları ve unvanı bulunur. Noter onayı belgeye resmiyet kazandırdığından, onaylanmayanlar geçerli sayılmayacaktır.

İmza Sirküleri Nereden, Nasıl Alınır?

Belirli bir ücret karşılığında imza sirküleri almak için sizden talep edilen belgeler ile birlikte en yakın notere gitmeniz yeterli olacaktır. Teslim ettiğiniz belgeler sonucunda 2 adet belgeye en az 3 imza atmanız istenir ve noter onayı alındıktan sonra bu iki belgeden biri size verilir.

Gerekli olan belgeleri listelemek gerekirse;

• İmza sirküleri alacak kişinin nüfus cüzdanı ve fotokopisi,
• Adına belge alınan şirketin vergi levhası,
• İmza sirkülerinde adı geçecek kurumun kayıtlı olduğu yerin ticaret sicil gazetesi.

İmza Beyannamesi ile Farkları Nelerdir?

İmza Beyannamesi, sirkülerden farklı olarak gerçek kişinin -her hangi bir kurumdan bağımsız- şahsi imzasına resmiyet kazandırmak amacıyla noterden belirli bir ücret karşılığında alabileceği belgedir. Alınması sonucunda kişi, şahsi ve ticari faaliyetlerinde kimliğini kanıtlayabilir hale gelir. Beyannamenin içeriğinde kişinin nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer alır ve notere nüfus cüzdanı aslı ile gitmek yeterlidir. İmza sirküleri almak için ise yukarıda belirttiğimiz belgelere ihtiyaç duyuluyor olup, gerçek kişilerin değil tüzel kişilerin başvurusu esas alınır.

İmza Sirküleri Devredilebilir mi?

İmza sirkülerinin şirket yetkilileri ya da şirket tarafından yetkilendirilen kişilerin kullanabileceğini belirtmiştik .İmza yetkisi başkasına devredilmek istenirse, noterden onay alınması gerekmektedir. Yetki devri sırasında noter tarafndan belirli belgeler istenbektedir bu belgeler; yetkiyi devredecek ve alacak kişinin fotoğrafları, ilgili kişilerin nüfus cüzdan fotokopileri, imza sirküleri ve talimat belgesidir.

İmza sirküleri ne süreyle geçerlidir?

İmza sirkülerinin geçerlikik süresi, yetkilendirilen kişinin ya da firmanın görevde bulunma süresiyle orantılıdır. Bu sayede firma tescil ve onayıyla imza yetkili olarak atanan kişinin görevinin sona ermesiyle imza süresi de sona ermiş olmaktadır.

yılı imza sirküsü ücreti nedir?

Noterden alınabilen imza sirküsünün toplam ücreti TL'ye denk gelmektedir. İmza sirküsünün tek nüsha fiyatı 98 TL'dir ancak ikinci nüsha istendiğinde bunun ücreti de 59 TL'dir.

İmza sirküleri kaybo0lduğunda ne yapılmalıdır?

İmza sirkülerinin kaybolması durumunda noterden yeni bir başvuru yapılması gerekmektedir. İmza sirkülerinin güncellenmesi, ilgili yıla ve ücrete bağlı olarak fiyat değişikliği gösterebilmektedir.

İmza sirküleri e-Devletten alınabilir mi?

İmza sirküleri e-Devlet üzerinden alınamaz. E-Devlet üzerinden yalnızca alınmış olan imza sirkülerinin muhatabı ve kapsamı öğrenilebilir. İmza sirküleri, fiziki noter şubelerinden belirli bir ücret karşılığında alınabilmektedir.

Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir;

Elektronik Yoklama Nedir? E-Yoklama Fişi Nereden Alınır?

e-İmza Nedir? e-İmza Nereden Alınır?

Mali Mühür Nedir ve Mali Mühür Nasıl Alınır?‍