Site Yönetim Defteri
Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?
Öncelikle sitelerin yasal olarak tutmak zorunda olduğu defterler konusuna değinelim. Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir. Bu nedenledir ki Vergi Usul Kanunu içinde ticari defter ve belgeler önemli yer tutmaktadır. ( maddeler arasındaki toplam 72 madde ticari defter ve belgeler ile ilgili düzenlemeleri kapsar.) Muhasebedeki tüm işlemlerin, objektif belgelere dayanarak gerekli defterlere kaydedilmesi gerekir. Defterlere kayıt edilmeyen işlemler geçersizdir. Defter tutma sorumluluğu tacirin en önemli sorumluluklarından biridir. Defter tutma aynı zamanda muhasebenin bilgi verme veya bilgi üretme fonksiyonunun da göstergesidir. Vergi Usul Kanunu’nun maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari ise defter tutmak zorunda değillerdir.
Gelir vergisinden muaf olan esnaf, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler, Gelir Vergisi Kanunu'na göre kazançları basit usulde tespit edilenler, Kurumlar Vergisi’nden muaf olan, iktisadi kamu müesseseleri ile dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler defter tutmak zorunda değildirler. Her ne kadar Vergi Usul Kanunu defter tutma zorunluluğundan bahsetse de bu zorunluluk tacir konumunda olan ve çoğunlukla ticari zirai veya mesleki kazancı olanlar için getirilmiştir. Apartman ve site yönetimlerinin ise tüzel kişiliği olmadığı gibi vergisel açıdan gelir ya da kurumlar vergisi mükellefiyeti de yoktur. Kaldı ki ticari bir amaç da taşımamaktadır. Dolayısıyla Vergi Usul Kanunu’ndaki defter tutma zorunluluğu apartman ve site yönetimlerini kapsamaz.
Peki Zorunluluk Nereden Gelmekte ve Neden Kaynaklanmaktadır?
Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerince karar defteri tutulması zorunlu olunan tek defterdir. Ne var ki site hizmetlerinin genişlemeye başlaması, sadece gelir ve giderin karar defterinde tutulmasının ihtiyaca cevap vermemesi ve verimli bir yönetimin gerçekleştirilmesi için en azından işletme defteri tutmak ve bunun da hukuki geçerliliğinin kazanması için notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.
Özetle ; Sitelerin “Vergi Usul Kanunu” na göre defter tutma zorunluluğu bulunmazken, “Kat Mülkiyeti Kanunu” na göre ise sadece “Karar Defteri” tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak verilerin yazılabilmesi, raporlanabilmesi ve incelemeye sunulabilmesi için en azından işletme defteri tutması , hukuki alanda geçerliliğinin olabilmesi için de notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.
Site Yönetimlerinde Defterler Ne Zaman Tasdik Ettirilmelidir?
Defterler hangi yılda kullanılacaksa, o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. Ancak eğer bir önceki yıl defter tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yıl da kullanılacak ise, defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar kullanılacağı yıl için tasdik ettirilir, bu işleme ara tasdik denir. Bir örnek ile anlatalım; yılında sitenin kullanacağı “İşletme Defteri” , yılı Aralık ayı sonuna kadar notere tasdik ettirilir. Eğer siteler yılında tasdik ettirdikleri İşletme Defterleri’ni yılında da kullanacaklarsa , yılı Ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanır. Aralık ayı içindeyiz, yılı defterlerini tasdik ettirmeyi unutmayınız.
Y&#;neticiler defterlere dikkat
“Yöneticiler görevlerini yerine getirirken, siteyi yönetirken, alınan kararların ve yapılan giderlerin işlendiği düzenli bir defter sistemi tutmakla yükümlüdürler. Apartman ve sitelerin büyüklüklerine göre tutulması gereken defterler de farklılık gösterebilmektedir. Aparmanda yöneticiler Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri tutmalıdır. Diğer yönetimsel evrak ve belgeler de saklanmalıdır.
NOTER ONAYLI OLMALI
Site yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu en önemli defter ‘Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri’dir. Bu yükümlülük KMK’nın maddesinde yer almaktadır. Bu defterin tutulması zorunlu olup noter tasdikli olması ve her takvim yılı bitiminden itibaren 1 ay içerisinde noterde kapanış tasdikinin yaptırılması şarttır. (Yargıtay Hukuk Dairesi , / E. – / K.)Bir diğer defter ise ‘Yönetim Kurulu Karar Defteri’dir. Bu defterin tutulması KMK’da açıkça düzenlenmiş olmamakla, KMK madde 36’da yer alan: “Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32’nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur” şeklindeki düzenlemede, yöneticinin her türlü belge ve bilgiyi muhafaza yükümlülüğü olduğu anlaşılmaktadır. He ne kadar burada kastedilen KMK’nın maddesinde yazan defter ise de özellikle büyük sitelerde genel kurul kararlarının ayrı defterde, yönetim kurulu kararlarının ayrı defterde tutulması daha doğru olur. Aksi halde yüzlerce Yönetim Kurulu kararı arasında genel kurul kararlarını arayıp bulmak, denetçiler ve bilirkişiler açısından da zor olur.
YILLIK TASDİK ETTİRİLMELİ
Defterler hangi yılda kullanılacaksa o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. Ancak küçük bir apartman söz konusuysa ve çok fazla karar alınmıyorsa aynı defter devam eden yıllarda da kullanılabilir. O halde defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayının sonuna kadar kullanılacağı yıl için tasdik ettirilebilir, bu işleme de ara tasdik denir.
PARA CEZASI VERİLİR
Kat malikleri kurulu defterinin tutulmaması halinde KMK 33 madde uyarınca yöneticiye idari para cezası verilir. Kanunda bir cezai yaptırım olmasaydı bile defterlerin, kayıt ve belgelerin düzenli tutulması gerekir. Çünkü yönetici, KMK’nın maddesine göre kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Bu nedenle de gelir–giderlerin ve kararların işlenmemesinden, yapılan sözleşmelerin, makbuzların, fişlerin saklanmamasından dolayı bir sorun ortaya çıkması halinde yöneticiler sorumludur. Böyle durumlarda site bir zarara uğradıysa yöneticinin şahsına tazminat davası dahi yöneltilebilir. Yargı kararları da bu yöndedir.
İÇİNDE AVM OLANLARA MUHASEBE TEKNİĞİ
KMK ’te yürürlüğe girdiğinde bağımsız bölümlü küçük apartmanlar söz konusuydu. Oysa günümüzde binlerce konut ve işyerinden oluşan, site sınırları içerisinde AVM, otel bulunan karmaşık yapılar var. Bu nedenle de bu tür sitelerde gelir gidere ilişkin ‘Gelir–Gider Defteri’ ve ‘İşletme Defteri’nin ayrı ayrı ve muhasebe tekniğine uygun olarak tutulması faydalı olacaktır. İfade edildiği gibi bu defterlerin tutulması zorunlu olmayıp sitenin ihtiyacı doğrultusunda, düzenli bir sistem kurulması için bu defterlerin ayrı tutulması önem taşımaktadır.
DENETÇİLERE ŞART
Yönetimin yaptığı işlemlerin denetlenmesi, harcamaların gözden geçirilmesi için denetçi seçilmesi gerekir. KMK maddesi uyarınca; denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve ana gayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir. Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları denetim defterine yazarlar. Bu defterin noter tasdikli olması şarttır.
#Y&#;netici#Defter#Tasdik
LinkedinFlipboardLinki KopyalaYazı Tipi